Användarvänligt och enkelt

Inledningsvis sätter ekonomen upp konteringsregler, attestgränser och attestordning i Hogias ekonomisystem. Här definieras varje användares rättigheter och behörighet enligt verksamhetens interna regler.

Den attesterande användaren däremot arbetar via webbgränssnittet i en personlig vy, med de fakturor som ligger inom ramen för den angivna behörigheten. Fakturabilden visas grafiskt på bildskärmen med zoommöjlighet och med de konteringsrader som skall sakgranskas och attesteras av användaren. Fakturan kan skickas vidare till ytterligare användare eller återsändas till ekonomen med kommentarer både vid godkännande och ej godkännande. En finess i systemet är att ekonomen kan inaktivera en attesterande användare vid t ex sjukdom eller semester, så att en ersättare ska kunna ta över hanteringen av dessa fakturor.

Inskanning av leverantörfakturor
Olika typer av programvaror kan användas för själva skanningsdelen av fakturor. Det går också att ta emot e-fakturor. Fördelarna med att ta emot fakturor elektroniskt är att felkällorna minimeras ytterligare eftersom ingen egen skanning, dataregistrering eller tolkning behövs.