Arbetsgivarföreningen KFO

Arbetsgivarföreningen KFO grundades 1943 och är en arbetsgivarorganisation som ger service till i första hand kooperativa företag, ideella organisationer och folkrörelser. De förhandlar och sluter kollektivavtal för sina medlemmar. KFO har 18 anställda och omsätter 35 miljoner om året.

När KFO skulle bli ”sambo” med Arbetsgivaralliansen ville de ha gemensamma administrativa verktyg. Syftet med samarbetet var att slimma sina respektive organisationer och att kunna dra nytta av varandras kompetenser. Efter noggrann prövning av de två befintliga leverantörerna föll valet på Hogia, som man upplevde bäst kunde tillgodose behoven. Och det blev en helhetslösning med löne- och personalsystem samt elektronisk fakturahantering. ”Att det blev Hogia beror till stor del på att vi kunde få en helhetslösning från en och samma leverantör. Det är en styrka hos Hogia och det känns bra. Programvarorna lirar ihop och är mycket användarvänliga” säger Mats Persson, administrativt ansvarig på KFO. Helhetslösningen innebar en investering i HogiaLön Plus, Hogia Personal samt Hogia Approval Manager.

”Med Hogia Approval Manager får vi ett bra flöde genom systemet. Tack vare att man kan attestera hemifrån, eller var man än befinner sig, stoppas processen aldrig upp och det innebär en stor fördel för oss. En av de bästa funktionerna med programmet är återsökbarheten. En faktura är ju en enorm informationskälla för oss. Förutom att exempelvis använda fakturorna för att ta ut statistik på olika förbrukningsvaror, finns här uppgifter om artikelnummer, kontaktuppgifter till leverantörerna med mera.”

Till Hogia Approval Manager valde man att ta med tolkningsprogrammet. ”I en slimmad organisation gäller det att använda tekniken rätt även om vi hanterar ett relativt litet antal fakturor per år. I och med att vi tolkar fakturorna själva har vi kontroll och styr över den processen. Risken att en felaktig faktura kommer in i systemet minskar avsevärt, jämfört med om tolkningen görs någon annanstans. Därmed slipper vi det tidsödande jobbet med att rätta till den typen av misstag. Jag tycker alltid att det är skönt att ha grepp om vad som händer” säger Mats och tillägger ”jag gillar också att tolkningsprogrammet lär sig känna igen referensfälten och blir, kan man säga, intelligentare ju fler fakturor det tolkar.”