GIL

GIL står för Göteborgskooperativet för Independent Living. GIL är en ekonomisk förening som med ideella värden samordnar personlig assistans sedan 1989. Några av ledorden i Independent Living är självbestämmande, självrespekt, inga särlösningar, demokrati, solidaritet och inget vinstintresse. GIL har för närvarande 170 servicetagare och ca 1000 anställda, de flesta inom Göteborgsområdet men man har verksamhet från Varberg upp till Arvika. Om sättningen är 180 Mkr/år.

För Karin Nalén, ekonomiassistent på GIL, känns det viktigt att hålla sig uppdaterad med den senaste tekniken för att underlätta sitt arbete så mycket som möjligt. Därför blev hon omedelbart intresserad när hon på en användarträff i Hogia Ekonomi fick se en glimt av Hogia Approval Manager, elektronisk fakturahantering. ”Träffen var i december och i januari beställde jag programmet. Jag kikade inte ens på andra alternativ; det kändes självklart att välja Hogias lösning med tanke på integrationen till Hogia Ekonomi och så verkade det väldigt enkelt att jobba i. Dessutom gillar jag att Hogia alltid ligger i framkant när det gäller utveckling av nya program och funktioner.”

Karin upplever att skillnaden mot den tidigare manuella hanteringen är mycket stor: ”det är otroligt smidigt att ha allt på samma ställe, att allt ligger i samma system! Förr fick jag leta i pappershögar men nu försvinner inte fakturorna längre. Nu har jag koll på allt, det räcker att jag lägger in dem en gång, med förfallodagar, sen sköter programmet resten. Och så kan jag jobba hemifrån om jag vill, jag har ju inga pärmar att släpa på längre.”

En av funktionerna som Karin vill lyfta fram är historiken i Hogia Approval Manager: ”med historiken kan alla attestanter väldigt enkelt gå tillbaka i tiden, om de t ex vill titta på en speciell leverantör, vilket inte är ovanligt. Faktum är att alla medarbetare är jättepositiva och tycker att det har blivit mycket roligare att attestera fakturor sen vi började med elektronisk fakturahantering.”

Karin hanterar ca 1100 fakturor årligen, vilket jämfört med många andra företag är en relativt liten mängd. Trots det uppskattar Karin att Hogia Approval Manager ger en tidsbesparing på ca 1-2 timmar i veckan. Men programmet underlättar inte bara de dagliga rutinerna. ”programmet är helt suveränt när vi har delårsbokslut och årsbokslut. Nu slipper vi sitta och bläddra i en massa pärmar och springa och kopiera papper till våra revisorer – allt finns ju på ett ställe! Och jag ser faktiskt att fördelarna blir fler och fler ju längre tid vi har programmet, eftersom allt finns arkiverat här. Säg att jag, om ett par år, behöver gå tillbaka för att kolla upp något, då slipper jag gå in i det stora arkivet och leta i pärmar, som jag alltid har fått göra tidigare. Då har jag informationen tillgänglig med ett par knapptryck istället.”