Uddevalla Lastbilscentral AB

Uddevalla Lastbilcentral etablerades 1955 och har en modern, varierad fordonspark med cirka 130 fordon inom anläggning, avfallshantering, distribution samt tung- och specialtransporter. Från att ha startat som en ren ordercentral erbjuder Uddevalla LBC numera förfinade logistiklösningar för alla typer av transporter. Kvalitet, logistik och miljö är tre nyckelord som genomsyrar verksamheten. I bolaget finns tre helägda dotterbolag; Grävmaskincentralen AB, Transport & Logistik AB samt Uddevalla Lastbilcentral Transport AB.

Sedan 2003 är Uddevalla Lastbilscentral användare av Mobilast, Hogias transportledningssystem. Här administreras all daglig verksamhet, inklusive fakturering och avräkningar. För att styra ekonomin används Hogia Ekonomi. Under hösten 2009 började man titta på en lösning för elektronisk fakturahantering. Att skanna följesedlar hade redan gjorts under några år och därför fanns kunskapen om vad det sparar i tid och arbete jämfört med manuell hantering.

Håkan Frendberg, systemansvarig på Uddevalla LBC, berättar: ”vi valde mellan ett par olika system och det som fick oss att välja Hogia Approval Manager var framförallt att Hogia är ett tryggt och stabilt företag som har funnits länge och som kommer att finnas kvar under lång tid. Att dessutom få en helt integrerad modul i vårt befintliga ekonomisystem är förstås också ett plus gentemot en lösning med ett fristående externt program.

Inför installationen hade Håkan och hans kollegor förberett sig noga. ”Implementeringen gick oerhört smärtfritt. Vi hade tänkt köra allt på testnivå i ett par veckor, men efter utbildningen såg vi ingen anledning att vänta. Vi körde skarpt direkt, det fanns inga konstigheter och det fungerade väldigt bra” minns Håkan.

”Hogia Approval Manager är ju i grunden väldigt enkelt och har en kort startsträcka; det förändrar dina rutiner direkt och du är snabbt igång. Besparingen kommer väldigt fort. Desto större företag och fler fakturor man har, desto större effekt blir det. Speciellt om man har verksamhet på flera orter. Vi har bara en filial, men det finns ju många företag som har kontor på flera platser och då bör effekten bli ännu större."

Håkan berättar entusiastiskt om hur Hogia Approval Manager sparar företaget värdefull tid: ”tidsbesparingen är otroligt stor! Om jag ser till mig själv som attestant, så går det mycket snabbt att gå igenom ett antal fakturor; granska, godkänna och skicka iväg – klart! Istället för att få dem på skrivbordet, bläddra igenom och sedan springa bort i korridoren till den som ska ha dem. Vi valde att lägga upp grupper med attestflöden, där slutattest alltid är VD, vilket gör att ekonomiavdelningen får tillbaka fakturorna först när de passerat hela kedjan och är klara för betalning. Då systemet också hanterar påminnelser, utifrån dina egna önskemål, blir inga fakturor glömda och man slipper onödiga merkostnader.

Eftersökningsfunktionen innebär också en stor tidsvinst, man kan enkelt söka upp en viss leverantör och se alla fakturorna i historiken. Tidigare fick vi springa iväg till arkivet för att leta rätt på pappersfakturan, nu är det en enkel sökning. Så varje faktura sparar oss MYCKET tid. Vi har cirka 5000 leveransfakturor per år idag och kalkylerade med att totalt spara en timme per dag, men känslan är att tidsbesparingen är än mer om man slår ut det på vårt kontor.”

I framtiden ser Håkan att man gärna provar fler möjligheter som ges genom Hogia Approval Manager. ”Av Hogia har vi fått många spännande idéer om hur vi kan utveckla vår verksamhet i framtiden. Det handlar till exempel om att med automatik kunna koppla ihop följesedlar från Mobilast med leverantörsfakturorna, tolkning av fakturor och sist men inte minst att kunna ta emot e-fakturor. Det är jätteintressanta saker för oss. Där finns helt klart enorma möjligheter” avslutar Håkan.