Produktbild Hogia Tid och Projekt

Faktasida tid och projekt

Tidredovisning

Tidredovisning används normalt av många anställda i en verksamhet, vilket ställer stora krav på att systemet kan hanteras på ett effektivt sätt. Ett av de viktigaste kriterierna är att det skall vara enkelt att använda. Om det är omständligt eller krångligt förlorar användaren i värsta fall tålamodet och struntar i att tidrapportera eller hittar på ett eget sätt att komma snabbare fram i registreringen. Något som kan leda till helt oanvändbar out-put ur uppföljningssynpunkt. Att hålla ordning på var tiden läggs är inte tidshantering – det är tidsuppföljning. Tidshantering handlar istället om att göra förändringar i var tiden läggs. En sådan process har du möjlighet att driva om du får bra underlag för styrning så att du kan fatta beslut som gagnar uppställda mål för verksamheten.     

Hogia Tid- och projekthantering hjälper dig med just denna viktiga tidshantering eftersom du kan hålla ordning på dina medarbetares nedlagda tider på olika kunder och projekt. Det ger dig också ett beslutsunderlag på köpet inför eventuella förändringar och optimeringar. Du får en helhetsbild av vilka resurser som faktiskt använts i ett visst projekt, d v s du får kontroll över kostnaderna. Samtidigt kan du se att resurserna används på rätt sätt – det är ju ofta situationer uppstår då samma resurs behövs på två olika projekt. Här får du en möjlighet att styra över resurser så att de används på bästa sätt eller styra om resurser innan det blir en trång sektor.

Det är ett brett system för hantering av både renodlad uppdragsfakturering baserad på nedlagd tid och fakturering som bygger på fasta faktureringsplaner utan nedlagd tid. Hos många företag finns en osäkerhet om man verkligen lyckas ta rätt betalat för den tid som läggs ner på olika uppdrag. I grund och botten är ju målet med ditt företagande att tjäna pengar och i de här sammanhangen är tid verkligen pengar.



Till toppen  Tillbaka  


Webbregistrering

För medarbetare som ofta är på resande fot eller om projektmedlemmar fysiskt befinner sig på olika orter så är det en effektiv lösning att registrera sin tid direkt via Internet. Det webbaserade försystemet Hogia PBM Tid & Projekt arbetar både mot Hogias löne- och ekonomisystem.

Genom en och samma inmatningsbild sker all inrapportering för tid och fakturering. Du slår med andra ord två flugor i en och samma smäll eftersom du både kan hålla ordning på medarbetarnas avvikelsetid för rapportering till lönesystemet och den debiterbara tiden för fakturering och projektuppföljning till ekonomisystemet.

Eventuell frånvaro som semester och pappaledighet rapporteras enkelt in för längre tidsperioder. Även utlägg, artiklar och andra omkostnader kan rapporteras in på kund och projekt.

I PBM Tid & Projekt finns en attesthantering som kan knytas till medarbetare, kund, projekt och tidsperioder. Det förenklar uppföljningen av vem som rapporterat tid och vem som eventuellt glömt att rapportera. Du kan avvisa rader och skicka meddelande tillbaka till en medarbetare vid eventuella oklarheter. Attesthanteringen kan med fördel användas som en kontrollstation innan transaktionerna förs över in i ekonomisystemet med en synkroniserad överföring.



Till toppen  Tillbaka  


Kraftfull analys och projektuppföljning

Via analys och uppföljningsdelen i systemet får du hjälp att analysera den operativa verksamheten i företaget med utförlig statistik och rapporter som du anpassar och sparar efter dina egna behov. Du får snabbt information om vad som är gjort och av vem, när det gjordes och för vem. Uppföljningsmöjligheterna stöds också av en budgetrutin som kan knytas till valfria begrepp som t ex medarbetare, kund eller projekt. Du kan också använda kalkyler för att jämföra projekten med faktiskt utfall och som grund för tidregistreringen. Den absolut största fördelen är att du kan vända och vrida på fakta så att du kan presentera uppföljningen helt utifrån dina krav och behov.

Hanteringen av projekt i verksamheten understöds på olika sätt genom möjligheten att kalkylera på en djup detaljnivå på projekten. Du kan knyta fakturerbara delprojekt till huvudprojektet och följa upp nedlagd tid och faktureringsbelopp per projekt eller delprojekt.

Projekten kan vara antingen löpande eller fasta, vilket innebär att du själv avgör om en fakturerings- eller debiteringsplan ska följas av en slutfaktura efter hur mycket du har lagt ned i tid och pengar på projektet. Kanske vill du istället endast avräkna eller jämföra mot den nedlagda tiden i de fall du har arbetat mot ett förutbestämt, fast belopp på ett visst projekt. Programmet ger dig underlag också för detta. Framtida faktureringstidpunkter lägger du enkelt upp och knyter till projekten. Det är ett mycket bra hjälpmedel att systemet bevakar detta åt dig så att du inte glömmer att fakturera vid de tidpunkter du kommit överens om med din kund.

När det är dags att fakturera ger rapporten ”Fakturaunderlag” dig en mycket bra information och överblick eftersom den kan beställas och sorteras på ett flertal olika sätt efter vad som är intressant i just ditt företag. Summering över vad som attesterat, godkänt eller tidigare fakturerat på en viss kund eller medarbetare visas i en snygg och lättöverskådlig sammanställning som också ger uppgift om acontofakturor och kundadresser om du så vill.



Till toppen  Tillbaka  


Integration och samordning

Tid- och projekthanteringen är helt integrerad med Hogias ekonomisystem vilket göra att reskontra och huvudbok uppdateras automatiskt. Varje utskriven och godkänd faktura från tidredovisningen är också en verifikation som uppdateras i huvudboken direkt. Uppdatering sker i samband med fakturautskriften. Det här är något som underlättar analysen i efterhand och du vet med säkerhet att allting som bokförts också finns med i huvudboken. Du riskerar alltså inte att ta ut en resultaträkning utan att månadens tidfakturor finns med.

Tid- och leverantörsfakturaregistreringen är också samordnad vilket innebär att bokning av inköp för vidarefakturering på projekten sker i stort sett automatiskt. Därmed undviker du att kostnader för material och omkostnader kanske inte debiteras ut på rätt projekt eller inte debiteras alls, något som kan kosta företaget mycket pengar om det hanteras felaktigt. Administrationen med att föra över tidtransaktioner till Hogias lönesystem är enkel och smidig. Fördelarna för dig som kund att arbeta med en helhetslösning från Hogia är många och framför allt kan du lita på att utveckling och test av systemen alltid sker i samklang.



Till toppen  Tillbaka  


Användarvänligt

Om ett tidredovisningssystem inte är användarvänligt så ökar risken att det används på fel sätt eller inte alls. Kraven på tidredovisning skiljer sig mycket mellan olika branscher eftersom behoven ser olika ut. Av den anledningen är Hogias tid- och projekthantering utformat med stor flexibilitet. Du kan själv utforma layouten för dina tidunderlag så att det passar verksamheten. Registreringsbilden för tidkortet blir mer användarvänligt om det anpassas så att du endast visar de fält som är aktuella för den som registrerar sin tid. Olika användare kan alltså ha olika utseenden i registreringsbilden. Tidkortet kan ställas in för registrering på dag- eller veckonivå, eller med ett datumintervall som du själv bestämmer som t ex en delprojektperiod. En inbyggd kalender gör att det räcker att ange veckonummer för den som registrerar, vilket snabbar upp arbetet. För den som använder ofta återkommande uppgifter finns en funktion för snabbregistrering som ökar tempot ytterligare. 

Rutinen för att administrera och sköta alla pågående arbeten i en samlad meny ger dig en mycket bra överblick av företagets tjänsteproduktion genom dess medarbetare, kunder och projekt. Det finns flera valmöjligheter vid faktureringshanteringen som innebär att fakturorna kan anpassas till att innehålla den information du vill att mottagaren skall få ta del av. Med specifikationer och detaljerad information kan du presentera underlag som skapar ett ökat förtroende mellan dig och din kund. Man vill ju veta vad man betalar för - inte så konstigt egentligen.
  
Valet av prissättningsmetod är också ditt. Du kan styra prislistan till en viss medarbetare, ett visst projekt eller en viss kund och givetvis kan du ha flera olika prislistor knutna till en viss artikel eller uppdragsart. Med andra ord har du näst intill obegränsade möjligheter för din prissättning på debiterbar tid. Flexibilitet behöver alltså inte vara liktydigt med att det är krångligt. Det kräver dock en insikt i hur du vill lägga upp ditt arbete med tid- och projekthanteringen och vilken typ av uppföljning du är ute efter.



Till toppen  Tillbaka