Byggföretaget berättar hur

Hogias branschanpassade affärsstöd skapar rätt förutsättningar för ett lönsamt och effektivt företag. Vi låter kunderna berätta hur. Vi fick följa Patrik Wibelius och hans medarbetare på Otto Nilssons Byggnads under en dag och ta del av drömprojekt och funderingar om affärsstödets roll för en modern konsultverksamhet.

Effektivitet bygger grunden för gasellföretag

Årets företagare 2016 i Eslövs kommun tar emot i byggföretagets lokaler, vackert belägna mitt i det skånska landskapet där åkerfält och slott samsas med golfbanor och skånelängor.

–Det är en enorm känsla att få ta emot ett sådant pris. Vi har gjort en fantastisk resa och jag njuter varje dag, berättar Patrik Wibelius som tog över det gamla familjeföretaget Otto Nilssons Byggnads 2011. Visionen var sturskt tilltagen; att inom fem år ha 50 anställda med en omsättning på 100 miljoner kronor. Redan efter fyra år passerades båda siffrorna med snabb fart och förra årets värdefulla omnämning har sällskap av pris för Årets Gasellföretag 2014, 2015 – och 2016.

Medarbetarna i fokus

–Det här har gett mig självförtroende att fortsätta satsa, fortsätter Patrik. Ett kvitto på att det vi gör funkar och är rätt. Det är medarbetarna som får det att fungera, poängterar han. Vi jobbar medvetet och målinriktat med att få alla engagerade i att vilja vara med och leverera till kunden, och samtidigt hålla i pengarna så vi kan göra bra investeringar.

Företaget är ett byggserviceföretag som servar sju kommuner inom ramavtal. Styrkan är att de kan både ta det lilla och det stora uppdraget.

–Jag kan nog säga att vi kan det mesta inom bygg, ler Patrik.

Med medarbetarna i fokus arbetar de aktivt med sina värdegrunder; omtanke, engagemang och förtroende. Dessutom har de investerat i ett riktigt bra affärssystem som frigör administrativ tid för både hantverkarna och personalchefen Angelica. Hon kan numera lägga mer tid på viktiga personalfrågor och systematiskt miljöarbete.

–Min roll här är först och främst att se till personalen har det bra, att hantverkarna trivs och har allt de behöver för att kunna utföra sitt arbete. Allt från mjuka parametrar till kläder till personliga saker som jag kan bistå med. Innan har jag inte haft den tiden för att utföra allt på bästa sätt men nu har jag fått det, berättar Angelica.

Mobilt sparar tid

–Den mobila tidregistreringen har effektiviserat jättemycket, fortsätter hon. Nu slipper jag manuellt slå in varje timme som hantverkaren arbetar. Deras registrering går rakt in i datorn istället och vi kollar bara så allt stämmer och godkänner.

Innan skrev alla hantverkarna ner sina timmar på papper, per projekt och var de hade varit varje dag. Det blev väldigt många papper som Angelica och ekonomichefen Richard Schalin manuellt skulle knappa in i löne- och ekonomiprogrammen.

–Sedan vi började använda mobil tidregistrering har vi sparat massor med tid; innan tog det en vecka och nu gör vi lönerna på 1-2 dagar, förklarar Richard. I samma stund som vi har lagt in projekten i systemet kommer det upp i respektive hantverkares mobila app och de kan snabbt knappa in sina siffror.

Säkrade etableringskostnader

Den registrerade tiden attesteras och går vidare in i Hogias ekonomisystem och lönesystem . Därefter börjar Angelica och Richard att jobba med både fakturering och lön.

–Vi fakturerar snabbare vilket ger ett bra kassaflöde och likviditet som i sin tur gör att vi får betalt snabbt och kan etablera nya projekt, säger Richard som också är mycket nöjd med alla rapportverktyg som finns i Hogia Byggsystem.

–Bra analyser, prognoser och uppföljning gör att vi hela tiden kan effektivisera projekten, förklarar Richard. Vi kan tydligt se vad som gick bra eller dåligt och nyttja det till kommande projekt. Då har vi kontroll på alla kostnader.

Patrik håller med och fyller i:

–Effektivitet handlar om att hela tiden dra ner på onödiga kostnader, skapa ordning och reda, och slimma organisationen – då kommer man långt. Idag är det stentuff konkurrens och vi slåss på en marknad med många andra byggare och då gäller det att ha koll på kostnaderna menar han. Fördelarna med vårt affärssystem är att det är så transparent. Du kan gå in på minsta skruv men också se övergripande – i samma program!

Helheten viktigast

De diskuterar sinsemellan vad som egentligen är den största fördelen med Hogia Byggsystem och kommer fram till att helheten är viktigast. Flödet, elektroniskt och mobil tidrapportering i samma system har gjort vardagen bra mycket effektivare. Något som hantverkaren Göran Lysebring kan hålla med om.

–Det är väldigt enkelt att registrera sin tid via appen, berättar han. Du har dina projektnummer – och ser även de andra som jobbar i dessa – och sätter din tid där. Jag kan också gå in i efterhand och kolla mina tider så det stämmer med lönespecen.

Göran berättar att han blev förvånad över hur enkelt det var att installera appen och att det är skönt att slippa alla papper. I appen kan han även skriva kommentarer och registrera utlägg och kilometerersättning.

–Det mesta kommer ju från en app idag, och även för oss som är lite äldre är det beprövat och enkelt, skrattar Göran. Du har ju tiden i handen och registreringen tar tio sekunder varje dag.

Automatiska fakturaflöden

Otto Nilsson Byggnads började med en mindre modul av ekonomisystemet och efter kontakt med Hogia hade de önskemål om att arbeta mer elektroniskt. Idag har de full kontroll i och med elektronisk fakturering och ett mobilt system som tillsammans ger ett automatiskt flöde som passar ett byggföretag.

Otto Nilsson Byggnads började med en mindre modul av ekonomisystemet och efter kontakt med Hogia hade de önskemål om att arbeta mer elektroniskt. Idag har de full kontroll i och med elektronisk fakturering och ett mobilt system som tillsammans ger ett automatiskt flöde som passar ett byggföretag.

–Vi scannar in våra fakturor och sedan går de elektroniskt ut till respektive platschef som attesterar och går tillbaka snabbt för kontroll och betalning. Vi jagar inga papper utan allt fungerar automatiskt, säger Richard.

–Ja, vi känner att Hogia verkligen förstår sig på byggbranschen och det känns tryggt att ha dem med sig, avslutar Patrik Wibelius men avbryts av Angelica:

–Det är väldigt viktigt att ha ett bra system som stöttar processerna men det viktigaste är ändå trivseln. Då kommer effektiviteten av sig själv.

Hör från andra kunder

Wosab Plåt AB

”Leverantörsfakturorna hanterar jag sedan ett par år tillbaka i Hogia Approval. Där scannar jag in de fakturor som kommer pappersvägen medan e-fakturorna får gå rakt in i systemet. Jag gör väldigt få utskrifter numera ” ,
Jannike Kentsdotter - VD och ekonomiansvarig


LÄS MER

Wark & Bygg Resursen AB

”I början undrade jag om jag hade missat något. Det gick ju så smidigt och snabbt! Scanningen är helt suverän och att man kan lägga in fakturor direkt från mailen sparar ju både tid och papper. Tänk att slippa hela proceduren med att stämpla alla fakturor och kontera för att sedan lämna vidare för godkännande, och sedan tillbaka till mig för att lägga in betalningarna… Det är svårt att säga hur mycket tid jag sparar men det går ju väldigt mycket fortare än tidigare. ”
Marie Björnfot - ekonomiansvarig
LÄS MER

Måleritjänst AB i Hudiksvall

"Kollektivavtalade försäkringar och avgifter, via Fora, måste kunna hanteras i systemet och det måste finnas direktingång till Måleriportalen där vi bland annat hanterar all rapportering som gäller våra lärlingar. Facket kräver också att semesterdagar och timmar, både sparade och uttagna, ska synas på lönespecifikationerna."
Peter Lagerqvist

LÄS MER