Stoppar Approval bluffakturor innan de hinner in i systemet? 

I och med att Hogia Approval Manager är helt integrerat med Hogias ekonomisystem hämtas all information om leverantörerna från leverantörsregistret i ekonomisystemet. I och med detta kan inga fakturor "slinka igenom" utan att ekonomen först lagt upp den nya leverantören.

När nya leverantörer ska läggas upp kan en kontroll mot spärrade leverantörer köras mot www.svenskhandel.se i ekonomisystemet.

 

Hur ser skillnaden ut mellan elektronisk och manuell hantering av leverantörsfakturorna? 

Hogia Approval Manager ersätter det traditionella pappersflödet och ger en effektiv hantering av ankommande leverantörsfakturor.

Fakturorna kan antingen skannas in eller tas emot elektroniskt och ankomstregistreras i ekonomisystemet. Samtidigt skapas ett konteringsförslag utifrån fakturauppgifterna om leverantör och referens. Därefter skickas fakturorna vidare i organisationen för sakgranskning och attest via Internet. De som skall attestera fakturorna får ett meddelande via e-post om att en ny faktura har anlänt och varje användare har en personlig vy med de fakturor som skall hanteras. I och med att användarna arbetar i ett webbaserat gränssnitt så kan de nå fakturorna för kontroll och attest, utan att behöva vara fysiskt närvarande på arbetsplatsen.

Läs mer om skillnaden mellan elektronisk kontra manuell hantering »

På vilket sätt ökar införandet av Hogia Approval Manager säkerhet och kontroll? 

Med hjälp av Hogia Approval Manager skapas en enhetlig och tydlig process av fakturaflödet som motsvarar såväl lagstiftningens krav som organisationens attestpolicy och interna regler. Det medför en väsentligt högre säkerhet i hela processen och kvaliteten på arbetet ökar genom att de många felkällorna vid manuell hantering försvinner.

Ekonomen har hela tiden kontroll på varje fakturas status och var i flödet den befinner sig, men även vilka åtgärder som har vidtagits och av vem. Om en faktura inte har åtgärdats i tid, skickar Hogia Approval Manager en automatisk påminnelse via e-post till användaren. På så sätt minimeras risken för att någon faktura hamnar "mellan stolarna" och betalas för sent.