En liten elfirma med stora visioner

Behöver en verksamhet vara av en viss storlek för att det ska löna sig att investera i en digital helhetslösning? Nej, Winqvist El i Hallaryd är ett tydligt exempel på att digitalisering och automatiserade arbetsflöden inte enbart gagnar stora företag och organisationer. Tommy Winqvist insåg redan i uppstarten av elfirman för några år sedan att ett effektivt systemstöd skulle vara A och O för att kunna lägga grunden för ett framgångsrikt företagande.


Valde Hogia för att kunna bygga för framtiden

– Jag tänkte tidigt att jag ville ha ett system som skulle kunna följa med över tid, som skulle fungera bra även när jag har fler anställda och som tar hand om allt ifrån arbetsordrar och material till tid och tidsedlar. Jag hade först ett program som krävde ständig mobiltäckning för att kunna användas. För mig som bor ute på vischan innebär det att systemet är dött så fort jag inte har täckning, vilket var rätt ofta. Jag fick då höra talas om appen Hogia Linkan, som fungerar även i offline-läge och då tänkte jag direkt att det kunde vara nåt för mig. Nu flyter det på oavsett om jag har 4G eller ingen täckning alls.

För en liten firma som Tommys, som bara har en anställd montör än så länge, innebar naturligtvis investeringen i ett systemstöd en viss kostnad.

– Visst tvekade jag i början, mitt gamla system var billigare, men jag uppskattar smidigheten och arbetsflödet i Hogias lösning väldigt mycket.


Sparar ett par timmar i veckan

Skillnaden mellan Tommys gamla arbetssätt och hur han jobbar nu är enligt honom själv enorm.

– Förr hade vi mycket på papper. Arbetsordern skrev vi på ett papper och tidregistreringen på lösa lappar. I en kalender förde jag dagbok, som jag sen fick föra över på ett A4 för bokföringen varje fredag. Med Hogias lösning har vi kapat antalet steg avsevärt. Montören klickar enkelt i rätt kabel med rätt artikelnummer och jag har direkt ett färdigt fakturaunderlag i datorn. Det gör att jag har full koll. Tidigare lade jag mycket tid på att leta upp varje artikel, för att kunna fakturera rätt. Jag skulle tippa på att jag sparar ett par timmar i veckan på det smidigare arbetsflödet.

Förutom tidsbesparingen kan Tommy också se att kostnader minskar med Hogias lösning, till exempel materialsvinnet.

– Tack vare att jag beställer material direkt till en arbetsorder med hjälp av funktionen för e-följesedel får jag med allt i faktureringen. Annars är det lätt att köpa smågrejor, som jag inte kan ta betalt för. Och ju större firman blir, desto mer ser jag att jag kommer att spara på det.


Många fördelar med att jobba digitalt

När Tommy ska räkna upp funktioner som förenklar hans arbete, behöver han inte tänka länge.

– Det bästa med Hogias lösning är offline-funktionen i Linkan. Jag gillar också automatiken som gör att om man gör något på ett ställe, så uppdaterar det andra ställen i programmet. När min montör exempelvis registrerar sin tid får jag direkt en tidsedel för löneutbetalning. Jag kan bokföra vad jag lägger min tid på in i minsta detalj; faktureringstid, kontorsarbete, lagerarbete etc. Det sökbara registret är också väldigt bra - istället för att leta i en pärm i en halvtimme kan jag göra en sökning som bara tar några sekunder. Och när det gäller bokföringen, så ska den ju sparas i sju år, vilket blir väldigt mycket papper och många pärmar utan ett digitalt stöd. För mig är digitaliseringen kanon.

– En annan väldigt bra grej med att ha arbetsordern i mobilen är att jag då också har en koppling till Google Maps. Om jag har svårt att hitta till en kund är det bara att klicka upp arbetsordern, så hittar jag direkt!

– Möjligheten att göra anteckningar för varje jobb är också mycket bra. När jag skriver in min tid i Linkan, får jag upp en anteckningsruta där jag kan skriva vad jag faktiskt har gjort, vilket gör att jag har ett bra underlag vid eventuella diskussioner. Att jag slipper sitta och skriva upp allt efteråt på kontoret och istället kan klara av det direkt hos kunden, gör att jag har lättare att ta betalt för den tid jag lägger på administration. Jag får därmed mindre odebiterbar tid med Hogias lösning.


Funktionen för Egenkontroll i Linkan underskattad

Att anpassa sin verksamhet efter nya lagar kan ibland upplevas som ett nödvändigt ont, trots att förändringarna oftast gynnar den seriöse företagaren. De nya reglerna för elsäkerhet innebär till exempel stora möjligheter att stärka sig i konkurrensen genom förbättrade rutiner. Tommy är en av dem som ser möjligheterna och uppskattar Linkans hjälp att följa lagen.

– Funktionen för Egenkontroll i Linkan är klart underskattad, tycker jag. Genom att jag kan sätta den som obligatorisk måste montören genomföra sin egenkontroll innan ordern kan klarmarkeras och jag vet att han inte missar att genomföra den. Egenkontrollen sparas på ordern och jag kan lätt ta fram den i systemet, om jag så önskar.


Enkelt att integrera med andra program

I dagsläget har Tommy en lönekonsult som via Fortnox hjälper honom med både lönehantering och en del av bokföringen, vilket han tycker fungerar alldeles utmärkt.

– Integrationen med Tidsedel gör att jag kan plocka ut tidsedlar för lönekörning i Fortnox. Så även om jag inte har Hogias löneprogram har jag nytta av tidsedelkopplingen för externa program. På samma sätt är det med SIE-filerna, som jag plockar ut och skickar vidare. Jag upplever att det är väldigt enkelt att integrera Hogias program med andra.

 

Tommy Winqvist driver sedan 2013 elfirman Winqvist El i Hallaryd, Småland. Tillsammans med en anställd montör gör han uppdrag för såväl industrier, vattenkraftverk, lantbruk och fastighetsbolag som privatpersoner. När det gäller beställningar från privatpersoner ser han en tydlig trend i att det blir allt fler smarta hemlösningar och satsar därför på att bredda sitt utbud för att möta den ökade efterfrågan.