Mindre manuellt pappersarbete och roligare redovisning
– Nytt ekonomisystem gör skillnad hos Aroseken

151103 - På Aroseken hade man för ett par år sedan kommit till en punkt där det befintliga ekonomisystemet inte längre räckte till. Efter en utvärdering av verksamhetens behov och möjliga lösningar togs beslut om att införa Hogias ekonomisystem.

– Vi såg helt enkelt behovet av att modernisera och effektivisera vår administration. Arbetet präglades av en hel del manuellt och trist pappersarbete. Här fanns också inslag av dubbelarbete som vi insåg var onödigt med tanke på de lösningar som finns.
Milena Milovanovic, redovisningsansvarig, Aroseken


Färre pärmar, bättre koll och ökad flexibilitet

Genom att införa Hogias ekonomisystem har Aroseken fått ett administrativt stöd som matchar verksamheten och erbjuder en helt annan funktionalitet och flexibilitet än den tidigare lösningen.

– En av flera tydliga effekter är att antalet papperspärmar halverats efter införandet av det nya ekonomisystemet. Arbetet går också betydligt snabbare och är avsevärt effektivare när vi kan kontera på skärmen istället för på papper. Att i den dagliga verksamheten söka efter och bläddra i pärmar är varken smidigt eller särskilt roligt. Ekonomisystemets rapportcentral bidrar också till att rätt information är mer samlad och tillgänglig än tidigare, fortsätter Milena Milovanovic.

När Aroseken kan hantera en stor andel fakturor digitalt skapas ett flöde med minskat manuellt arbete och därmed också en minskad risk för fel. Medarbetarna är i dag heller inte låsta vid att enbart arbeta på kontoret.

– Med den här lösningen går det i princip att sitta varsomhelst och arbeta. Det finns förstås fortfarande arbetsmoment som inte är helt digitaliserade men de blir allt färre. Ytterligare ett exempel på förbättring är möjligheten att säkert och smidigt hantera projekt som löper över årsskiften. I vår verksamhet är det vanligt och vi har nu full koll både på aktuell information och på historik. Nu har vi precis kommit igång med avtalsmodulen också. En smidig lösning för hantering av avtal med kunder, hyresgäster och andra är förstås en viktig del i Arosekens administration. Ett annat arbetsmoment som i dag går betydligt smidigare är momshanteringen. Med Hogias VAT-modul kan vi automatiskt kontera momsen på det sätt som verksamhet och regler kräver.

– Samtidigt som införandet av det nya ekonomisystemet gått relativt smidigt och enligt plan har Hogia Approval Manager, modulen för elektronisk fakturahantering, inneburit en del utmaningar på vägen. Införandet av Approval Manager har inledningsvis tagit en del tid och kraft i anspråk och vi har ibland haft lite olika sätt att se på saker. Samtidigt känns det som Hogia varit lyhörda och lösningsorienterade. I dag är svarstiderna generellt korta och hjälpen nära tillhands, säger Milena Milovanovic.

Ibland föds idéerna utanför kontoret

Sedan Hogias ekonomisystem infördes i januari 2014 har Arosekens Milena Milovanovic haft god nytta av de användarträffar som arrangeras av Hogia.

– Senast träffade jag många redovisningskollegor vid användarträffen i Göteborg. Allt kan inte lösas via Hogias kundtorg utan vinner på att diskuteras i grupp där erfarenheter och idéer kan utbytas under trevliga former. Ibland handlar det också om att våga tänka nytt och inte bara köra på i gamla hjulspår. Här uppskattar jag Hogias förmåga att hjälpa oss se nya, mer effektiva sätt att arbeta, avslutar Milena Milovanovic.

 

 

Det här är Aroseken
Aroseken är en stiftelse som sedan starten år 1956 arbetat för att göra människor hemmastadda i Västerås. Med en stark lokal närvaro och som stadens bredaste bostadsleverantör, har Aroseken funnits med som det första boendet hos många infödda och inflyttade Västeråsare. Aroseken är verksam inom tre affärsområden: Aroseken Bostäder, Aroseken Egna Hem och Aroseken Mäklarna. Läs gärna mer på http://www.aroseken.se/.

Kort om Hogia Ekonomi Fastighet
Hogia Ekonomi Fastighet ger dig ett komplett, helintegrerat paket för din ekonomiadministration med redovisning på flera nivåer och en snabb rapportering för företag med högt ställda krav. Det är ett integrerat system där en registrering uppdaterar alla delar.

För att underlätta kopplingar till andra program har systemet ett standardiserat och öppet gränssnitt. Det generösa urvalet av rapporter, analyser och sökfunktioner ger dig rätt information för rätt tillfälle. Med Hogia Ekonomi Fastighet har du alltid valmöjligheter för en effektiv och noggrann redovisning. Givetvis är programmet anpassat till gällande lagar och avtal.