BoTellus - Papperslös och effektiv administration med komplett IT-stöd

På det Södertäljebaserade fastighetsbolaget BoTellus bestämde sig grundaren och vd:n Augin Ataseven tidigt att undvika administrativt dubbelarbete. Genom att välja en helhetslösning från Hogia kan BoTellus i dag arbeta i ett väl sammanhållet, papperslöst system med en hög grad av digitalisering och automatiserade flöden.

”Det administrativa arbetet har förenklats avsevärt samtidigt som jag vet att ingenting faller mellan stolarna. Det är förstås viktigt att ha full koll på exempelvis betalningar och avtal, liksom att snabbt kunna ge hyresgäster svar på uppkomna frågor”, säger Augin Ataseven.


Sparad tid och färre felkällor

Genom att scanna dokument har exempelvis BoTellus arbete med kontering och attestering blivit papperslöst och effektivt. ”En annan viktig fördel med den här lösningen är att jag med Hogia Cloud alltid har säker tillgång till uppdaterad information, oavsett var jag befinner mig. Med tanke på att vi tillhandahåller bostäder och lokaler på flera orter i Sverige behöver vi en flexibel, digitaliserad lösning som inte begränsar oss i vardagen. Ett användarvänligt, sammanhållet system ger oss mer tid till våra kunder, hyresgästerna och inte minst, möjlighet att erbjuda en god service”, fortsätter Augin Ataseven.

BoTellus har även hjälpts av att Hogias system genomgående varit lättimplementerade. ”Det är en viktig aspekt liksom att användargränssnittet är enkelt och inte förutsätter någon längre utbildning. Samtidigt är Hogias support jättebra, bemötandet är alltid professionellt. Sen är jag en otålig herre så ibland händer det att jag önskar att telefonsupporten hade något längre öppettider. Sen är ju Kundtorget tillgängligt dygnet runt och i de allra flesta fall är svaren på uppkomna frågor inom nära räckhåll”, avslutar Augin Ataseven.

BoTellus använder i dag Hogia Ekonomi, Hogia Fastighet, Hogia Cloud samt Hogia Approval Manager.

Dubbelarbete sällan framgångsrecept

Den gamla sanningen att ofta återkommande arbetsmoment vinner på att automatiseras är i de flesta företag mer aktuell än någonsin. Medarbetare som tyngs av onödigt dubbelarbete brukar heller inte vara något framgångsrecept. ”När vi utvecklar lösningar för fastighetsbranschen gör vi det med vetskapen att tiden är en knapp resurs i de flesta företag samtidigt som information måste vara en lättillgänglig resurs. Det förutsätter i sin tur lösningar som är användarvänliga, för ledning, administratörer och för medarbetarna ute i organisationen”, säger Stefanos Papaioannou, kundansvarig, Hogia Fastighetssystem.

Är du intresserad av att veta mer om hur våra programvaror kan göra skillnad i din vardag?
Kontakta gärna Yvonne Claesson på Hogia så berättar hon mer, telefon 0303-72 57 49.


Välj den scanninglösning som passar just er verksamhet

Hogia har tagit fram tre olika scanninglösningar för att ni på smidigaste sätt ska få in era pappers- och e-postfakturor digitalt i Hogia Approval Manager.
Oavsett vilken av följande tre alternativ ni väljer för att scanna era fakturor kommer fakturaflödet att vara detsamma i Hogia Approval Manager och Hogia Ekonomi.

1. Fakturascanning via Hogias partner
Här tar vi på Hogia tillsammans med vår partner Banctec fullt ansvar för era fakturor, från mottagande till digital leverans till Hogia Approval Manager.
Fakturorna skickas direkt från er leverantör, oavsett format, till Banctec som hjälper er med allt från att sprätta kuvert, sortera, scanna, tolka och verifiera fakturainformationen innan den skickas digitalt till er. Banctec arkivera även alla era fakturor i tio års tid, både digitalt och fysiskt.
Den här lösningen är den mest automatiserade då ni helt slipper all fysisk hantering av fakturorna.

2. Fakturatolkning
Med Hogias molntjänst Fakturatolkning får ni hjälp med att läsa av och tolka fakturainformationen och slipper därmed den tidskrävande manuella stansningen.
Pappersfakturor tar ni emot från era leverantörer och skickar dem efter scanning vidare till Readsoft. E-postfakturor kan skickas direkt från er leverantör eller via er till Readsoft. Därefter verifierar ni fakturorna innan de skickas till Hogia Approval Manager.

3. Manuell registrering 
Väljer ni manuell registrering sköter ni även den manuella stansningen. Pappersfakturor tar ni emot från era leverantörer och skickar dem efter scanning vidare till Hogia Approval Manager där stansning sker. E-postfakturor behöver inte scannas innan de skickas till Hogia Approval Manager för stansning.
Om ni tar emot e-fakturor kommer dessa direkt in i Hogia Approval Manager oavsett vilken av de tre lösningarna ovan ni väljer för era pappers- och e-postfakturor. 

Så fungerar det

När fakturan har tagits emot i Hogia Approval Manager skapar ekonomen ett konteringsförslag och skickar därefter fakturorna vidare i organisationen för sakgranskning och attest via internet. De som ska attestera får ett meddelande via e-post om att en ny faktura har anlänt och varje användare har en personlig vy med de fakturor som ska hanteras. Behörighet styr vad attestanten kan göra, t.ex. kontera, ange projekt eller godkänna. I och med att användarna arbetar i ett webbaserat gränssnitt kan de nå fakturorna för kontroll och attest när som helst, utan att behöva vara fysiskt närvarande på arbetsplatsen. Efter att en faktura är godkänd kommer den tillbaka till ekonomisystemet där ekonomen gör en sista kontroll innan fakturan släpps för betalning.