Enklare administrativa flöden och en effektivare vardag
– Executive Property matchar tillväxt med digital helhetslösning från Hogia

Fastighetskoncernen Executive Property har vuxit kraftigt under de senaste tio åren. I takt med det har också kraven på ett effektivt och sammanhållet administrativt stöd ökat. Från att inledningsvis ha använt Hogias affärssystem och bokslutsmodul har Executive Property valt att utöka med moduler för skatt, koncern, lön, Approval och Fastighet PRO. Även Hogia Felanmälan har lagts till och ger en bättre kontroll över de ärenden som kommer in till fastighetsskötarna.

När exempelvis Hogia Fastighet PRO och affärssystemet är integrerade och uppdateras per automatik med gjorda inbetalningar och aviseringar sparas mycket tid. Ett annat exempel på effektivisering är inskanningsfunktionen i Approval. Istället för ett tidsödande avstämningsarbete är kontoutdragen i dag klickbara och man får upp de leverantörsfakturor som ingår i ett kontosaldo direkt på skärmen. Med en och samma leverantör känner man också igen sig i miljön, oavsett vilken modul man för stunden arbetar i, säger Pia Brisenfeldt, ekonomichef, Executive Property.


Mindre papper – mer integration 

Tidigare behövde medarbetarna skriva ut kontoutdrag och bläddra i pärmar för att se vilka poster ett saldo bestod av. Med tanke på att Executive Property utgörs av mellan 30 och 35 olika bolag (antalet varierar över tid) – riskerar den typen av manuella arbetsmoment att bli mycket tidsödande samtidigt som risken för fel är betydande.

– När man ska göra bokslut för så många bolag underlättar det mycket att arbetet man gör i bokslutsprogrammet integreras och lätt kan föras över till affärssystemet och till skatteprogrammet. I dag är våra flöden genomgående förenklade och väl sammanhållna, fortsätter Pia Brisenfeldt.

– Även om inte alla moduler i nuläget är integrerade med varandra upplever vi alla program som användarvänliga och lätta att navigera i. Det är överlag ett kännetecken för Hogias olika moduler.


Innan Executive Property skaffade Hogia Approval gick mycket tid åt till attesthanteringen då man har attestansvariga utspridda över landet. Fakturor skannades och skickades via mail eller fax och avsändaren fick tillbaka attesterade exemplar som häftades ihop med originalfakturan.

– Nu attesterar medarbetarna direkt i systemet och revisorerna kan i efterhand titta på vilka som attesterat genom att söka på löpnumret i Approval. Det är väldigt tidsbesparande. Innan kunde vi inte alls se fakturorna i systemet, istället fick vi söka bland papper och pärmar, avslutar Pia Brisenfeldt.

Nöjd med supporten 

– Vi upplever Hogias support som kunnig. Vi både ringer och skickar frågor via kundtorget. Svaren kan ibland dröja något men de kommer alltid, tillsammans med en uppföljning om vad som händer om supporten inte kan lösa problemet direkt. Vi upplever också att Hogia lyssnar på oss när vi kommer med förslag till förbättringar”, kommenterar Pia Brisenfeldt.


 

 

 

– Verksamheten skulle inte fungera utan det här IT-stödet. Vi har växt oss för stora och har för många bolag och hyresgäster för att effektivt och säkert kunna sköta arbetet manuellt. Här känns Hogia som en stabil och kompetent partner som jag gärna rekommenderar till andra”, säger Pia Brisenfeldt, ekonomichef, Executive Property.

Besök Executive Propertys hemsida »


Kort om Hogia Ekonomi Fastighet
Hogia Ekonomi Fastighet ger dig ett komplett, helintegrerat paket för din ekonomiadministration med redovisning på flera nivåer och en snabb rapportering för företag med högt ställda krav. Det är ett integrerat system där en registrering uppdaterar alla delar.

För att underlätta kopplingar till andra program har systemet ett standardiserat och öppet gränssnitt. Det generösa urvalet av rapporter, analyser och sökfunktioner ger dig rätt information för rätt tillfälle. Med Hogia Ekonomi Fastighet har du alltid valmöjligheter för en effektiv och noggrann redovisning. Givetvis är programmet anpassat till gällande lagar och avtal.