Wilundia håller samman administrationen med helhetslösning från Hogia

För det familjeägda fastighetsbolaget Wilundia är det viktigt att ha ett administrativt systemstöd som fungerar i vardagen. Det bygger på en lösning som är enkel att hantera och ser till helheten.

– Hogias lösningar känns generellt sett lätta att förstå. De är bra uppbyggda och även för mig som inte har tidigare erfarenhet från fastighetsadministration är det relativt enkelt att komma in i systemen, utan att det kräver någon mer omfattande utbildning, säger Susanne Lundkvist, redovisningsansvarig på Wilundia. 

Information en tillgång – om den är uppdaterad och tillgänglig

Wilundia som tidigare arbetade i Hogia Fastighet har sedan en tid gått över till Hogia Fastighet Pro – den nya generationen systemstöd som i Wilundias fall fungerar ihop med Hogias löneprogram, ekonomiprogram (kund och leverantörsreskontra samt projektmodul) och elektronisk fakturahantering/attest (Approval) .

– Skillnaden är vid en första påsyn inte jättestor men gränssnittet i Hogia Pro är mer modernt och att läsa in flera filer samtidigt är ett exempel där vi i dag har en effektivare arbetsprocess. Tidigare lästes varje fastighet in var för sig men nu går det att göra flera samtidigt. Att vi infört Hogia Approval gör dessutom att vi hanterar fakturor och attesteringar elektroniskt och i ett betydligt smidigare flöde än tidigare.

Den gamla sanningen att information har ett stort värde, om den är samlad, tillgänglig och uppdaterad, gäller alltså även i Wilundias arbete.

– Att nu ta ut rapporter är generellt sett enkelt. Allting finns uppdaterat i systemet och är bara en eller ett par knapptryckningar bort. Här är det förstås också viktigt att programmen funkar var för sig och tillsammans, fortsätter Susanne Lundkvist.

– Att hantera moms ställer som bekant också särskilda krav för fastighetsbolag där momsen redovisas när den betalas, inte när den faktureras. Med Hogias lösning går det dock smidigt att redovisa utifrån de regler Skatteverket satt upp.

Ett konkret exempel på arbetsmoment som helt försvunnit hos Wilundia är hanteringen av retroaktiv hyra. Med Hogia Fastighet Pro sköts det arbetet nu automatiskt.

Slut på pappershögar och trist manuellt arbete

Genom införandet av Hogia Approval har vardagen blivit enklare när fakturorna som skannas förs direkt in i ekonomisystemet.

– Det ger snabbt en bra översikt och vi slipper ”pappershögarna”. Dels sparar det tid och gör arbetet säkrare, dels eliminerar Approval ett ganska trist, manuellt pappersarbete. För användarna som ska attestera har det också blivit betydligt smidigare när de inte längre behöver pappersfakturor utan istället har enkel tillgång direkt via systemet.

”Välj en lösning som matchar verksamheten”

– Om jag skulle ge ett generellt råd till kollegor i branschen som står inför att välja administrativt systemstöd så är det att noga tänka igenom vilka funktioner verksamheten kräver och se hur detta matchas av den tänkta lösningen. Välj också en leverantör och lösning som är flexibel. Du vill ha ett system som går att växa i och där verksamheten kan utvecklas. Inte sitta fast i ett IT-stöd som begränsar, kommenterar Susanne Lundkvist.

– Jag är nöjd med Hogia som leverantör och samarbetspartner. De är enkla att få kontakt med när det behövs och samtidigt stora nog att kunna erbjuda en helhet. Skulle det behövas vet jag också att utbildningsmöjligheterna finns. Att de har många kunder inom fastighetsbranschen gör att de har en bred och djup erfarenhetsbank. Supporten är utmärkt och bra på att snabbt återkoppla även i de fall de inte har svaret direkt. Det är förstås vanskligt om man skulle vara beroende av en enskild kontakt, avslutar Susanne Lundkvist.

 

 

 

Wilundias affärsidé är att tillhandahålla ändamålsenliga kommersiella lokaler och bostäder för små och medelstora företag i attraktiva lägen till konkurrenskraftiga priser. Med Hogia som leverantör har Wilundia fått ett modernt administrativt systemstöd som håller samman och gör information enkelt tillgänglig.

Kort om Wilundia
Wilundia företagsgrupp bedriver sedan över 20 år fastighetsförvaltning och byggnadsverksamhet huvudsakligen avseende egna projekt och fastigheter. Verksamhetsområdet är Västsverige med inriktning på Göteborg med kranskommuner. Företagets huvudkontor ligger på Vasaplatsen i Göteborg.