TJÄNSTER 
Faktasida Hogia Resa
Förbättrat arbetssättWindows/pc-baserat administrationsprogram och webbklient
Inrikes och utrikes traktamente
Måltidsreduktion
Utlägg och representation
Bilersättning
Attesthantering
Behörighetssystem
Kontering
Integration
Rapporter
Teknologi
Ombudsfunktion
Körjournal
Förbättrat arbetssätt
Att manuellt räkna fram traktamente och bilersättning är många gånger krångligt och tidsödande. Dessutom är risken stor att fel smyger sig in i beräkningar och belopp. Ett manuellt arbetssätt runt reseräkningar innebär även att du måste avsätta tid för att hålla dig à jour med aktuella värden, olika länders traktamente för tillfället, vad som är skattefritt och avdragsgillt.Hogia Resa är det kompletta stödet för hantering av reseräkningar. Programmet håller reda på alla nödvändiga belopp och regler som utgör grunden för beräkningen av t ex traktamente. Alla beräkningar och summeringar sker automatiskt utifrån inmatade uppgifter. Programmet är dessutom alltid uppdaterat med Skatteverkets (SKV:s) aktuella värden och regler.
Genom att använda programmet sparar du värdefull tid, tid som kan läggas på annat. Med Hogia Resa får du dessutom en garanti för att företaget följer gällande regler. När resenärerna själva registrerar sina reseräkningar effektiviseras arbetet och det dubbelarbete som uppstår vid ett manuellt arbetssätt försvinner.
Till toppen Tillbaka
Windows/pc-baserat administrationsprogram och webbklient
Systemet består av två huvuddelar och beroende på vilken roll användaren har - administratör, resenär eller attesterande chef – utförs arbetsuppgifterna i olika delar av systemet.De administrativa arbetsuppgifterna i Hogia Resa utförs i ett Windows/PC-baserat administrationsprogram. Här kan en eller flera administratörer arbeta med registerupplägg och underhåll, inställningar, upprättande och underhåll av atteststruktur, export till lönesystem, programuppdateringar o s v.
Resenärer och attesterande chefer arbetar i webbklienten, som innebär en helt webbaserad lösning för registrering och attestering av reseräkningar. Användarna får därmed en stor frihet att när som helst, oberoende av var de befinner sig, utföra sitt arbete runt reseräkningarna: på jobbet, i hemmet eller under tjänsteresan. Webbklienten gör att företagets hantering av reseräkningar sker på ett modernt och rationellt sätt.
För att kunna arbeta i Hogia Resa behöver du både det Windows/PC-baserade administrationsprogrammet och webbklienten.
Till toppen Tillbaka
Inrikes och utrikes traktamente
Hogias Resa är mycket lätt att komma igång i eftersom det levereras startklart enligt SKV:s regler. Dessa kan naturligtvis anpassas efter företagets egna regler, t ex då skattepliktigt traktamente betalas ut. Programmet räknar automatiskt fram ersättningar utifrån de datum och klockslag för resan som läggs in. Du slipper även att hålla ordning på när helt eller halvt traktamente ska utbetalas – detta sköter programmet om.Systemet innehåller traktamentesbelopp för samtliga länder och hanterar tjänsteresor som sträcker sig över flera länder. Hogia Resa känner automatiskt av vilket land resenären har vistats i längst tid och beräknar sedan traktamente utifrån det. Normalt förändras flera skattefria landsbelopp under året beroende på kostnadsläget i landet och du uppdaterar då enkelt programmet via funktionen för att uppdatera utlandstraktamente.
Till toppen Tillbaka
Måltidsreduktion
Har resenären fått måltider betalda under tjänsteresan kan traktamentet minskas enligt SKV:s regler och eventuell kostförmån beräknas. Detta sker i samband med registreringen. Alla reducerings- och förmånsbelopp är naturligtvis inbyggda i systemet. Via systeminställningarna kan administratören styra vilka avdrag som ska göras rutinmässigt. Resenären kan alltid i samband med registreringen ändra vilka måltidsavdrag och kostförmåner som ska beräknas. Programmet gör automatiskt måltidsavdrag vid hotellövernattning (denna standardinställning kan givetvis ändras av dig).Till toppen Tillbaka
Utlägg och representation
Hogia Resa innehåller från start de vanligaste typerna av utlägg, t ex utlägg för hotell & logi, hyrbil och parkering. Naturligtvis kan du komplettera utläggsregistret med just de utlägg som behövs i företaget, samt ange momssats för dessa. Du har även möjlighet att ange ett på förhand givet utläggsbelopp ska gälla för ett visst utlägg.Programmet har en komplett hantering av representation. När du registrerar representationsutlägg anges typ av representation, antal deltagare, namn, befattning och företag för personerna, samt kvittots belopp. Programmet räknar sedan fram vad som är avdragsgillt och inte. Vilket belopp som ska vara avdragsgillt kan du själv styra från representationsregistret. I samband med registreringen kan även ett annat momsbelopp än det som programmet räknar fram anges, vilket gör att representationstillfällen som inneburit utlägg med flera olika momssatser kan hanteras.
Till toppen Tillbaka
Bilersättning
Hogia Resa innehåller aktuella skattefria belopp för ersättning av resor med egen bil i tjänsten. Naturligtvis kan du komplettera med skattepliktig del, samt ersättning för passagerare och last. Du kan skapa flera olika kategorier av ersättningar och resenärerna kan därför ha olika ersättningar.Till toppen Tillbaka
Attesthantering
Hogia Resa ger dig möjlighet till attestering av reseräkningar elektroniskt, direkt i programmet. Attestfunktionen är kraftfull och ger dig möjlighet att arbeta med upp till tre attestnivåer och du styr själv i vilken ordning attesten ska ske. Attestarbetet utförs av en eller flera användare med attestbehörighet och sker i webbklienten. Attesträtten kan även tidsbegränsas.Till toppen Tillbaka
Behörighetssystem
Administrationsdelen av Hogia Resa innehåller ett behörighetssystem som möjliggör ett flexibelt och delegerat arbetssätt. Via behörighetssystemet styrs de olika användarnas tillgång till systemet.Till toppen Tillbaka
Kontering
Antalet konteringsnivåer i systemet motsvarar antalet nivåer Hogias lönesystem. Beroende på vilket mottagande löneprogram som anges kan du därför använda 3 eller 4 konteringsnivåer. För andra löneprogram kan du använda 4 nivåer och dessutom själv ange längd och typ på konteringsbegreppen.Till toppen Tillbaka
Integration
Via Hogias öppna standardiserade gränssnitt IPA (= Interface of Personnel Administration) kan systemet kommunicera både med försystem och eftersystem när det gäller personuppgifter och lönetransaktioner.För export till lönesystem har programmet en komplett XML-koppling. När reseräkningarna är klara gör du enkelt en överföring till lönesystemet. Har du Hogias lönesystem förs samtliga transaktioner över direkt in i löneberedningen på respektive person. Integration med andra lönesystem på marknaden är möjlig via systemets öppna standardiserade gränssnitt baserat på XML.
Hogia Resa innehåller löneartskopplingar till standardregistret för lönearter i Hogias löneprogram. Du kan givetvis ändra dessa och ange just de mottagande lönearter som du önskar.
Till toppen Tillbaka
Rapporter
I rapportdelen får du en överskådlig bild av t ex reseräkningar och bokföringsorder. Rapporterna kan exporteras till Word och Excel direkt från programmet. För de flesta rapporter kan du även ange typsnitt och teckenstorlek.Till toppen Tillbaka
Teknologi
Den Microsoft-teknologi som ligger till grund för Hogias reseräkningssystem (.NET/ASP.NET och SQL Server) ger ett driftsäkert system med lång livslängd.Till toppen Tillbaka
Ombudsfunktion
Via den smarta ombudsfunktionen kan du enkelt låta en personvara ombud åt en eller flera resenärer, det vill säga lägga
upp reseräkningar åt dem
Till toppen Tillbaka
Körjournal
När företaget har tjänstebilar kan resenärerna föra sin körjournal
direkt i webbklienten. Rapport över körjournalen tas enkelt
ut av både administratör och resenär och ger en sammanställning
av körda mil i tjänsten och privat.
Till toppen Tillbaka