Nytt affärs- och HR-system ger effektiv helhetslösning
Företaget PRC Group är ett framgångsrikt konsultbolag inom bland annat processdesign, automation, IT-lösningar, kvalitetssäkring och Regulatory Affairs. Med framgångarna har också följt allt hårdare krav på en sammanhållen och effektiv administration. När PRC Group under våren 2011 sökte en modern, användarvänlig lösning föll därför valet på en portallösning från Hogia.
”Vi ville ha ett komplett affärs- och lönesystem där alla moduler är kompatibla och från samma leverantör. Det ger i sin tur tydlig struktur, smidiga uppdateringar och möjlighet att arbeta med en väl sammanhållen support. Att våra medarbetare nu kan redovisa tid, resor och utlägg i en webbaserad portallösning (Hogia PBM) har också inneburit stora fördelar jämfört med tidigare system”, säger Catrin Utter, Financial Manager på PRC Group.
Projektarbete kräver full koll
Det faktum att PRC Group är ett konsultföretag som arbetar i projekt där såväl tid som inköp och material skall redovisas och kopplas till rätt projekt ställer särskilt höga krav på tillgänglighet och struktur. Att företaget har en geografiskt utspridd organisation där flertalet medarbetare är ute hos kund har också bidragit till framgången med en webbaserad lösning. ”Det är avgörande att våra konsulter löpande kan komma åt och registrera tider, reseräkningar men också attestera fakturor, kontrollera fakturaunderlag samt följa upp rapporter via webben. Den nya lösningen har haft tydlig effekt på hela vår verksamhet och skapat ett väl sammanhållet flöde. Överlag har vi idag betydligt bättre verktyg för kontroll och styrning. I synnerhet gäller det ekonomiavdelningen där exempelvis uppföljningar, rapporter och attesteringar kan handläggas på ett mycket bra sätt”, fortsätter Catrin Utter.
Den webbaserade portallösningen innebär också att PRC Group inte behöver köpa licenser till alla på företaget. Istället räcker det med att medarbetarna på ekonomiavdelningen har fulla licenser medan övrig personal har åtkomst till Hogia PBM utifrån individuella, rollbaserade behov.
Snabb implementering
Det nya systemet implementerades under våren 2011. Från det att beslut togs till driftstart tog arbetet endast fyra veckor. ”Den största utmaningen med projektet var att på kort tid implementera ett omfattande system med ett komplicerat flöde utan att samtidigt påverka eller ta mer resurser än nödvändigt från den pågående verksamheten. Den öppna och gynnsamma dialogen med PRC Group gjorde här att vi tillsammans identifierade de kritiska delarna och kunde göra prioriteringarna utifrån det. När flödet innehåller flera olika programvaror som ska kommunicera med varandra innebär det att tidplanen är särskilt viktig. Arbetet måste ske systematiskt. Samarbetet med PRC Group gjorde här att vi kunde arbeta med en snäv men fungerande detaljplan där saker gjordes i rätt ordning.”, säger Christer Seipel, säljare på Hogia PA-system.
På PRC Group ser man också fördelarna med att lägga kraft i den inledande fasen. ”När lösningen och programmen skall implementeras är det helt naturligt många inställningar och parametrar som skall tas hänsyn till. Här är ett generellt råd att tillsammans med en kompetent partner ta sig tid för planering och analys. I vårt fall var ytterligare framgångsfaktorer att Hogia med kort varsel verkligen ställde upp med de resurser som krävdes och att vi med Hogias hjälp också kunde genomföra en webbaserad utbildning, anpassad för våra behov och vår personal. Med en väl fungerande support och driften hos Hogia känner vi idag att vi har en effektiv och användarvänlig helhetslösning som sparar både tid och pengar”, avslutar PRC Groups Catrin Utter.
|
|
PRC Groups lösning består idag av:
Hogia PBM Time & Project
PBM Travel
Hogia Affärssystem
HogiaLön Plus
Hogia Approval Manager
Den tekniska driften sköts genom Hogia Cloud. |
