Stockholm International School

International School


På en arbetsplats där 35 olika nationaliteter som är anställda på många olika typer av kontrakt utgör vardagen för kunder av 60 nationaliteter krävs en skicklig affärssystemskräddare med flexibel – och hållbar – nål och tråd. För International School i centrala Stockholm har Hogia Lön Plus och Hogia Personal blivit just precis en sådan slags skräddare.

Kunderna är alla de elever som under sin vistelse i Sverige utbildar sig på skolan. Barnen är mellan tre och tjugo år och stannar i genomsnitt tre år. Föräldrarnas arbeten, ofta inom stora internationella företag eller på ambassader, styr vistelseland och skolgång. International School följer ett IB-program och är ECIS-certifierade och följer således inte den svenska läroplanen. Detta för att barnen lättare ska kunna byta skola och land utan alltför stora omställningar och känna igen sig i undervisningstypen. All undervisning sker på engelska.

En stor del av lärarvikarierna flyttar runt på världens alla internationella skolor. Det här ställer förstås krav på löne- och personalhanteringen.
– De här lärarna vill ha kvar sin fria, vikarierande arbetsform och då behöver vi ha bra kon-troll på hur länge de kan arbeta innan lagen gör dem till fast anställda, vilket ju i Sverige sker automatiskt efter 24 månaders arbete under en femårsperiod. Vi lägger in historik och kontrakt i Hogia Personal och så har systemet koll på det, berättar Ylva Ahlberg, löneadministratör på skolan.

Annars är ferielönehanteringen det stora arbetsmomentet för Ylva. Lärare arbetar 45 timmar per vecka under terminerna och har sedan under alla lov inarbetad ferielön. Annan skolperso-nal, som till exempel skolbespisningspersonal och skolsköterska, har så kallad uppehållslön; 93 procent av lönen över 12 månader. Sedan skolan i höstas började arbeta med Hogia Lön Plus som har ferielönesystemet inkluderat behöver Ylva inte längre lägga tid på att för säkerhets skull manuellt beräkna löner och avvikelser.
– Det sparar mig så ofantligt mycket tid, säger Ylva. Jag kunde inte lita på det externa system vi hade innan, vilket medförde stora manuella beräkningar bara för att vara på den säkra sidan. Ett fel är ett fel oavsett hur liten summan är och förstås helt oacceptabelt, konstaterar Ylva. Inför varje ferielön jobbade jag förut en hel vecka med att uppdatera systemet. Det var katastrof! Nu lägger jag ingen tid alls eftersom systemen pratar med varandra hela tiden.

Ylva berättar att själva implementeringen av det nya programmet gick otroligt lätt.
– Allt fanns på plats från början och sköttes av Hogia. Jag skickade en säkerhetskopia från det gamla systemet och sedan kom Hogia hit för att under två dagar starta igång oss med utbild-ning och allt. Vi var igång från dag ett och den första lönen gick iväg hur smidigt som helst, berättar hon.
Systemet är extremt användarvänligt så övergången var knappt märkbar, enligt Ylva. Det finns många dimensioner i programmet att lära sig efter hand. Men vi var up-and-running direkt med lönekörningen. Under den skräddarsydda utbildningen fokuserade vi på det just vi be-hövde för att sköta det dagliga och komma igång direkt. Programmet har många nyttiga di-mensioner som vi kan lära oss efter hand – antingen på egen hand eller med ytterligare ut-bildningstillfällen. Det känns användarvänligt och väldigt anpassat efter oss.

En omorganisation nyligen medförde ovanligt många förändrade anställningskontrakt med nya tjänster, tider och löner under pågående år. Utan Hogia som affärsstöd hade jag nog varit gråtfärdig, skrattar Ylva. Det hade varit en mardröm att räkna ut allt manuellt! Men ferielönesy-stemet löser allt det automatiskt; jag lägger bara in historik och nya datum, sedan räknar syste-met ut rätt lön.

Ylva som framöver ska utveckla en helt ny HR-avdelning kommer även ha stor hjälp av Hogia Personal. Sjukskrivningar, försäkringar, läkarintyg, kontraktshanteringar är viktigt att hantera smidigt och rätt. Och att kunna gruppera personal utifrån till exempel yrkesgrupp, kontraktstyp och vilken chef respektive medarbetare har är otroligt effektivt. Att dessutom utifrån behörighet kunna bestämma vad administrationsstabens olika medarbetare ska ha tillgång till innebär ett stort stöd för oss alla. Ju fler vi blir desto större behov av rätt stöd och i Hogia Personal kan jag få relevanta listor att arbeta efter – där allt finns med och inget glöms. Och som sagt, rätt ska vara hundra procent helt rätt.