Compact Edition Avtalsfakturering
Leverans: Produkten levereras direkt vid driftsättning
Effektiv hantering av återkommande avier eller fakturor. Avtalsfakturering till Compact Edition är ett utmärkt verktyg för att hantera återkommande och löpande fakturering som t ex vid serviceavtal, prenumerationer eller återkommande tjänster. När du vill skicka flera fakturor till en och samma kund gällande olika perioder är funktionen för avtalsfakturering en suverän lösning. Du sparar tid och får en bättre koll helt enkelt!
Du kan när som helst förändra uppgifter om ett avtal när det gäller fakturadatum, periodicitet, betalningsfri period med mera och det är enkelt att avsluta ett avtal
Vi är stolta över vår Support och den garantin som vi lämnar till dig som kund. Läs gärna mer om det här. Är du nyfiken på våra villkor, så kan du läsa mer här.
Avtalstyper
Inledningsvis lägger du upp de avtalstyper du vill dela in dina avtal i. Det finns ingen begräsning i hur många avtalstyper du kan registrera, vilket är en stor fördel. I registret avtalstyper anger du om avtalet skall förlängas automatiskt och i så fall med hur många månader.
Du är också viktigt att ange om det är fakturor eller avier som ska skapas vid varje faktureringstillfälle. Skillnaden mellan fakturering och avisering är att vid avisering redovisas momsen inte vid själva aviseringen, utan först vid betalningen av avin. Därför måste du för avtalstypen ”avisering” också ange vilket konto som skall användas istället för artikelns/uppdragsartens normala intäktskonto. Momsen läggs på ett vilande momskonto till dess betalningen sker, då ombokningen görs till rätt intäktskonto och det normala momskontot. På avtalstypen kan du också registrera olika standarduppgifter som automatiskt läggs på de avtal som knyts till avtalstypen, t ex ett speciellt fordringskonto för avier.
Om avtalet ska vara ”löpande” kan du lägga in ett uppsägningsdatum som sedan bevakas av programmet. Du väljer själv tidsintervallet för bevakningen, kanske vill du ha varningen en månad innan uppsägningsdatum. Varningen sker sedan genom att aktuella avtal automatiskt markeras i avtalslistan och påminnelsen visas till dess du justerat uppsägningsdatum eller avslutat avtalet. Avtalet kan också förlängas automatiskt om du lagt in denna markering på avtalstypen.
Fakturera Avtal
Uppläggning av ett avtal kan liknas vid uppläggning av en fristående faktura. Det finns en koppling mot kundregistret så att förändringar av adressuppgifter och liknande som görs där, också slår igenom på alla befintliga avtal.
Om du inte har lagt in några standarduppgifter på en avtalstyp så hämtas uppgifterna istället från kund, artiklar, projekt osv när du lägger upp ett nytt avtal. Det skapas en faktureringsplan i programmet baserat på avtalstidens längd, första angivna faktureringsdatum och period fram till nästa faktureringstillfälle. Ett avtal kan t ex faktureras en gång per kvartal med en faktura för hela kvartalet eller med tre fakturor om en månad vardera. I planen framgår faktureringsdatum, avtalsperiod för fakturerings tillfället, att fakturering har skett och det fakturanummer som genererades (det sistnämnda skapas när fakturan är utskriven och godkänd). I samband med att betalningen bokas i ekonomisystemet så visas även detta i faktureringsplanen.
När du valt ut de avtal som skall faktureras för perioden så flyttas dessa till fristående fakturering, där de skrivs ut på det sätt som angivits på kunden. Rutinen för avisering skiljer sig inte från faktureringen. Skillnaden är att avierna använder sig av en egen nummerserie och att momsen som sagt inte skall bokas förrän då betalning sker.
Underhåll och historik
Du kan när som helst förändra uppgifter om ett avtal när det gäller fakturadatum, periodicitet, betalningsfri period mm och det är enkelt att avsluta ett avtal. I rapportcentralen finns dessutom ett helt nytt rapportavsnitt för avtalsrapporter. Där finns en övergripande rapport som benämns avtal komplett, en prognos som visar kommande fakturering och en historik som härleder vad som är fakturerat på avtalen.