Faktasida Avtalsfakturering

Du är också viktigt att ange om det är fakturor eller avier som ska skapas vid varje faktureringstillfälle. Skillnaden mellan fakturering och avisering är att vid avisering redovisas momsen inte vid själva aviseringen, utan först vid betalningen av avin. Därför måste du för avtalstypen ”avisering” också ange vilket konto som skall användas istället för artikelns/uppdragsartens normala intäktskonto. Momsen läggs på ett vilande momskonto till dess betalningen sker, då ombokningen görs till rätt intäktskonto och det normala momskontot. På avtalstypen kan du också registrera olika standarduppgifter som automatiskt läggs på de avtal som knyts till avtalstypen, t ex ett speciellt fordringskonto för avier. Om avtalet ska vara ”löpande” kan du lägga in ett uppsägningsdatum som sedan bevakas av programmet. Du väljer själv tidsintervallet för bevakningen, kanske vill du ha varningen en månad innan uppsägningsdatum. Varningen sker sedan genom att aktuella avtal automatiskt markeras i avtalslistan och påminnelsen visas till dess du justerat uppsägningsdatum eller avslutat avtalet. Avtalet kan också förlängasautomatiskt om du lagt in denna markering på avtalstypen.

Det skapas en faktureringsplan i programmet baserat på avtalstidens längd, första angivna faktureringsdatum och period fram till nästa faktureringstillfälle. Ett avtal kan t ex faktureras en gång per kvartal med en faktura för hela kvartalet eller med tre fakturor om en månad vardera. I planen framgår faktureringsdatum, avtalsperiod för faktureringstillfället, att fakturering har skett och det fakturanummer som genererades (det sistnämnda skapas när fakturan är utskriven och godkänd). I samband med att betalningen bokas i ekonomisystemet så visas även detta i faktureringsplanen.

När du valt ut de avtal som skall faktureras för perioden så flyttas dessa till fristående fakturering, där de skrivs ut på det sätt som angivits på kunden. Rutinen för avisering skiljer sig inte från faktureringen. Skillnaden är att avierna använder sig av en egen nummerserie och att momsen som sagt inte skall bokas förrän då betalning sker.