Fakta om Hogia Affärssystem

Nya rapporter
Här finns helt nya rapporter med snygg och lättläst layout. I Rapportcentralen kan du skriva ut en hel rapport direkt när du tittar på den och behöver alltså inte, som i andra system, först stänga ner den för att sedan skriva ut den!

Givetvis kan du även skicka rapporter med e-post i ett flertal filformat, exempelvis pdf. Notera att e-post funktionen också har inbyggd pdf-säkerhet där du kan lägga lösenord för både ägaren och användaren av rapporten.

Drilldownfunktion
Rapportcentralen har en unik "drilldownfunktion" som ger dig möjlighet att detaljstudera underlagen till t ex en resultatrapport i bildskärmsutskriftsläge. På så vi kan du enkelt och snabbt ta fram underliggande information som företagets VD kan behöva.

Innehållsförteckning
Rapportcentralen har en innehållsförteckning som anpassar sig till varje rapport som visas i förhandsgranskningsläge. Detta gör att t ex en huvudbok ger en sortering och sökmöjlighet per konto och en reskontrajournal ställs upp per kund eller leverantör, eller varför inte per förfallodag om det är det du beställer. Genom att klicka på innehållsförteckning och markera ett visst konto kommer du direkt till den sida där kontot visas, oavsett hur omfattande utskriften är. Med utgångspunkt i sorteringsordningen är funktionen smart agerande under själva beställningen.

Fasta rapportbeställningar
För att snabba upp rutinerna i ekonomiarbetet finns också möjlighet till fasta rapportbeställningar – både egna och gemensamma. En stor fördel är att du kan komma åt andra delar i ekonomiprogrammet samtidigt som du har Rapportcentralen öppen. Perfekt om du har tagit ut en rapport med ett specifikt urval och sedan upptäcker att du har glömt att registrera en verifikation! Du kan enkelt registrera den verifikationen för att sedan snabbt skriva ut rapporten på nytt med alla verifikationer, utan att rapporten behöver nybeställas.

Kursvinster och kursförluster
Valuta förenklar utländska affärstransaktioner och löser problemet med kursdifferenser. När du hanterar betalningar i utländska valutor bokar systemet automatiskt upp kursvinster och kursförluster. Du kan enkelt göra prislistor i olika valutor. I kund- respektive leverantörsregistret anger du landet, normalvalutan och fakturaspråket. Systemet ger förslag på valuta och språk när du sedan registrerar fakturor samt valutakurs. Du kan enkelt ändra kursen vid registrering om du så önskar.
Du kan ta ut reskontrajournaler i olika valutor och dessutom simulera olika kursförändringars inverkan.

Språkfunktion
Med språkfunktionen kan du skapa fakturor på sex olika språk förutom svenska.En utskriven faktura bokförs automatiskt i svenska kronor och bevakas i reskontran tills betalning sker. När kunden betalar, registreras det med ny aktuell kurs, där eventuella kursvinster och kursförluster bokförs automatiskt. Utländska leverantörer kan du betala via Bank- och/eller Plusgirot.

Rapporter
Givetvis kan du ta ut reskontrarapporter på alla kunder och leverantörer i deras egen valuta jämte svenska kronor. Valuta gör det även möjligt att ta ut vissa redovisningsrapporter i annan valuta än bokföringsvalutan.

I programmets grundinställning anger du vilken prissättningsmetod som ska användas. Det finns 10 prislistor per artikel/uppdragsart, medarbetare och valuta. Dessutom kan du använda dig av olika rabatter och specialpriser.
Med andra ord har du näst intill obegränsade möjligheter för din prissättning!

Stor flexibilitet!
Genom att använda funktionerna för prismallar och rabatter blir flexibiliteten maximal. För den som arbetar med prissättning i andra valutor finns stora möjligheter att hantera detta på det sätt man önskar.

Ytterligare en stark funktion är att artiklar kan prissättas i vilken enhet som helst styckvis, ask, kartong, pall etc, med eventuellt olika mängdrabatter. Här finns alltså näst intill obegränsade möjligheter när det gäller prissättning!

För artiklar, uppdragsarter och omkostnader finns det möjlighet att lägga in 10 prislistor per artikel, uppdragsart eller omkostnad.

Valutahantering
Arbetar man med valutor kan man välja att låta prislistan i SEK ligga till grund för priset i utländsk valuta. Priset i SEK multipliceras då med valutakursen. Vill man däremot ha ett fastställt pris för de utländska valutorna kan man lägga upp 10 prislistor per valuta. På kunden anger man sedan vilken prislista de skall debiteras efter.

Prismallar
För att förenkla prissättningen för användaren finns möjligheten att skapa prismallar. I en prismall anger man, i procent, hur prislista 2-10 skall förhålla sig till grundprislistan. När man sedan lägger upp artikeln anger man vilken prismall som skall gälla och behöver endast ange pris i grundprislistan.

Mängdrabatter
Ett företag erbjuder sina varor i olika enheter använder enkelt prissättning med eventuella mängdrabatter. Säljer man exempelvis pennor anger man ett pris per styck, grundenhet. Pennorna förpackas i askar, vilka kan få sitt pris utifrån antal grundenheter som ingår, tillsammans med en eventuell mängdrabatt. Programmet har ingen begränsning på hur många enheter man kan ha på artikeln.

Det finns också en funktion som heter Rabatter, i vilken man kan låta enstaka kunder eller en kundgrupp få en specialrabatt på en enskild artikel eller en artikelgrupp under en period.

Behörighetssystem
En användare kan tilldelas olika behörigheter till en stor mängd olika programfunktioner samt till skilda företag, resultatenheter och projekt. Användaren kan således ges access till de företag eller avdelningar som personen har behörighet till. Denna typ av styrning innebär en ökad säkerhet i användandet av ekonomisystemet.

Det går också att begränsa möjligheten för en användare att betala leverantörsfakturor över ett visst belopp respektive att utföra betalordrar över ett visst totalbelopp. Det här är ett sätt att reducera risken för svindel och en hjälp att styra upp betalningsrutinerna för ett företag.

Profiler
För att slippa lägga behörigheter på varje enskild användare kan du skapa olika profiler. Till varje användare kan du sedan knyta en eller flera profiler. Dessutom kan du ange begränsningar för vilka konton, projekt och/eller resultatenheter användaren får access till i ett specifikt företag.

Backup rutin
I administratörsverktyget finns en backup rutin för enskilda företag och för gemensamma databaser. Rutinen ”minns” var företagets senaste backup sparades ned. Backupguiden stödjer backup och återläsning av flera företag samtidigt. För verksamheter som hanterar stora volymer företag (såsom redovisningsbyråer) är detta starkt efterfrågat.

Utökad säkerhet
Det finns också en funktion för utökad säkerhet vid backup och vid återläsning av backup. Den kontrollerar om någon annan är inloggad i det företag som ska kopieras eller återläsas. Om så är fallet får du ett meddelande om vem som är inloggad och kan direkt skicka en uppmaning till den användaren att logga ut ur företaget.

Kund- och leverantörsreskontran kan stängas var för sig samtidigt som redovisningen fortfarande hålls öppen. En stor fördel om man är flera ekonomer som arbetar samtidigt i affärssystemet och vill ha mer tid för slutjusteringar inför periodbokslut utan risk för nya fakturor i samma period.

Periodhanteringen i sig gör det möjligt för dig att antedatera verifikationer, inom de perioder som är öppna.

Flexiblare arbetssätt
Med periodhanteringen kan du i egenskap av Administratör styra det antal perioder som företagets räkenskapsår ska indelas i. Det gör du genom att välja hur långa dina perioder ska vara – vanligen är de upplagda månadsvis. 

Säkert och tidsbesparande
Genom att du direkt vid registreringen kan ange till vilken period intäkten eller kostnaden ska hänföras och till vilka konton de ska fördelas så minskar risken för felhantering. Du slipper manuella bokföringsorder i slutet av varje månad och på så sätt vinner du både säkerhet och tid.

Exempel på periodiseringar är kostnader för försäkringspremier och hyresutgifter. Då du registrerar en verifikation och använder ett konto som är märkt för periodisering kommer du automatiskt till periodiseringsfunktionen och får möjlighet att fördela intäkten eller kostnaden. Du väljer själv om du vill lagra alla periodiseringar i en egen verifikationsserie. Periodisering tillåts inom ett aktivt räkenskapsår och över kommande år som finns upplagda.

Periodrutin
I Hogia Affärssystem finns även en samlad periodhantering för månatliga återkommande händelser. Detta har vi samlat på ett ställe i systemet för att på ett enkelt sätt utföra periodiseringar, månatliga automatkonteringar, moms och avskrivningar i ett och samma moment.

Periodrutinen ger dig även möjlighet att skriva ut ett flertal olika avstämningsrapporter mot huvudboken. Det finns även möjlighet att i efterhand ändra i upplagda periodiseringar.

Hög säkerhet
Med Autogiro/OCR får du en effektiv hantering av betalningsrutinerna med en mycket hög säkerhet. OCR skapar en fakturautskrift som medger optisk läsning hos Bankgirocentralen. När betalning från kunderna kommer in till Bankgirot eller Postgirot skapas en redovisningsfil som du kan återläsa till ekonomisystemet via ditt kommunikationsprogram.

Med rutinen Bokför Autogiro/OCR ombokas fakturabetalningarna sedan automatiskt både i reskontran och redovisningen – effektivt och smidigt!

Det sker också en automatisk avprickning mot kundreskontran i samband med återläsningen så du riskerar inte att missa någon betalning.

Tidsbesparande
Har du många kunder och hanterar en stor mängd fakturor är Autogiro eller OCR oslagbart eftersom du inte behöver lägga tid på betalningsregistreringar, utan endast läser in den fil som skickas till dig från Post- och Bankgirot.

Kunden betalar garanterat på rätt dag och du sparar tid! Det gör Autogiro/OCR till ett enkelt och bekvämt betalningssätt för dina kunder samtidigt som det ger dig tryggare betalningsrutiner. 

Ny efterfrågad funktion!
Nu kan du arbeta med paketartiklar. En paketartikel är ett samlingsnamn för en paketering som kan bestå av både artiklar, uppdragsarter (tjänster) och omkostnader. I Hotellbranschen vill man t ex erbjuda weekend paket som kan innehålla både övernattning, middag och en teaterföreställning.

Specialerbjudanden
Syftet med själva paketet är att skapa ett attraktivt erbjudande som är mer förmånligt än de enskilda delarna var för sig. Paketartikeln kan hantera rabatter på två olika sätt. Antingen ger du en procentuell rabatt per artikel eller uppdragsart, eller så justerar du rabatten direkt i prislistan. Du kan hantera obegränsat antal paketartiklar i systemet.

I företagsinställningarna markerar du initialt om du vill visa de artiklar/uppdragsarter som ingår i paketet på själva fakturan. Det vanligaste är att inte specificera de olika delarna utan endast ha med paketet på fakturan. Det finns också en grundinställning avseende konteringen av de ingående artiklarna för att snabba upp registreringen.

Försäljningsstatistik
I Rapportcentralen kan du givetvis ta ut försäljningsstatistik fördelat över ett eller flera räkenskapsår, med urval på antingen artikel eller paketartikel. Detta ger dig utmärkta möjligheter till analys och uppföljning av försäljningsutfallet av en viss paketering.

Effektiv betalning av leverantörsfakturor via internet
Leverantörsreskontran i Hogia Affärssystem är integrerad med betalprogrammet Bankett för Internet. En snabb och säker rutin för leverantörsbetalningar. Detta betyder att du inte längre behöver använda gamla modem.

När du skapar en betalning i affärssystemet läggs filen automatiskt in i Bankett. När filen skickats kommer det direkt en kvittens från betalningsförmedlaren som talar om att filen kommit fram och om den innehåller korrekt information.

Elektronisk Fakturahantering
Detta effektiviserar hanteringen av dina leverantörsfakturor.

Periodisering
Genom att periodisera dina leverantörsfakturor direkt vid registreringen sparar du mycket tid. Du får dessutom automatisk en periodiserad kostadsfördelning. Även intäkter kan periodiseras.

Överföring av tidtransaktioner till Lön
Du kan knyta artiklar, uppdragsarter och omkostnader till lönearter och exportera dessa till löneprogrammet så att de kommer rakt in i löneberedningen. Det räcker alltså att registrera tiden en gång i tidredovisningen både för fakturering och för lönehantering!

Integration med Hogias ekonomisystem

Ersätter det traditionella pappersflödet

Räkna ut hur mycket ditt företag kan spara på elektronisk Fakturahantering »

Så här fungerar elektronisk fakturahantering

Läs mer om fördelarna med elektronisk fakturahantering här »  

Hogia Affärssystem har en fullt integrerad anläggningsredovisning som hjälper dig hålla ordning på företagets samtliga anläggningar och inventarier.

Programmet har fullständig samordning med affärssystemet och har en bra avskrivningsdel för månadsvis planmässiga avskrivningar. Det hanterar också helt avskrivna samt leasade anläggningar.

Anläggningsredovisningen har även en stark rapportdel där man kan skapa egna rapporter utifrån företagets anläggningar.

Undvik dubbelarbete
I den integrerade anläggningsredovisningen finns en koppling så du kan registrera in anläggningarna direkt från grundboken men det finns också möjlighet att avstå den kopplingen och registrera anläggningen manuellt. Det är samma bild som kommer upp vid registrering.

Även när man registrerar en leverantörsfaktura, registrerar man samtidigt in anläggningen.

Bildfunktion
Förutom alla de vanliga uppgifterna om anläggningen, kan du även koppla dokument exempelvis en ritning, ett fotografi eller en videoslinga. Du kan också ange försäkringsbolag försäkringsnummer stöldskyddsnummer tillverkningsnummer garantitid mm.

Anläggningsredovisningen gör dessutom att man följer bokföringslagen till punkt och pricka!