Redovisningsekonom med koll på läget

– Jag älskar siffror och noggrannhet, att ha kontroll och hålla i bromsen lite. När det i slutändan är jämvikt mellan debet och kredit är för mig ett stort wow! Jag gillar att ha koll på läget, säger Anna Sparr och skrattar högt när hon inser att hon spontant använt företagets devis; Koll på läget. 

Anna Sparr arbetar som redovisningsekonom på Svensk Fastighetsförmedlings huvudkontor i Stockholm. Företaget verkar i en just nu väldigt het bostadsbransch.
– Det är definitivt en het bransch, säger Anna. Men den är också väldigt mänsklig då bostadsmarknaden påverkar alla. Alla är delaktiga i den.
 

Tid för delaktighet

Och just delaktighet är viktigt tror Anna, och syftar även på den interna verksamheten.
– Målet med mitt jobb är att kunna avsätta mer tid för de interna projekten. Det kan jag nu när vi digitaliserat hela ekonomiavdelningen, berättar Anna. Jag kan vara mer delaktig och med rätt verktyg bidra med rätt rapporter, kontroll och rätt sorts bromsande. Många av våra aktiviteter är projektstyrda så det är viktigt att vi får med alla kostnader och intäkter. Min roll är att se till att alla kostnader hamnar rätt och sedan förse med löpande uppföljningar för kontroll i projekten. 
    

 

Möjliggör distansarbete

Företagets mäklarägda Bobutiker är anslutna via franchiseavtal och påverkar Annas arbete endast då avtalsfakturor ska iväg. Men de regionsindelade försäljningschefernas arbetsdag styrs desto mer av den geografiska spridningen och verksamhetens struktur. Olof Widaeus är försäljningschef i östra Sverige och är för det mesta på resande fot.
– När man reser så mycket har man kontoret med sig. Då är det viktigt att kunna utföra det mesta på distans, som till exempel tid- och reseräkningshantering, men också att vara tillgänglig för attestering av fakturor när och var som helst, berättar han.


Avgörande med digitalt

När Svensk Fastighetsförmedling för ett antal år sedan började kika på att digitalisera sitt ekonomiska och administrativa flöde tog de fasta på ett av sina värdeord; nytänkande.
– Det var viktigt att skapa ett modernt system som skulle kunna utvecklas med nya behov, förklarar Anna. Vi ersatte den manuella hanteringen och arbete i kalkylprogram med ett molnbaserat helhetssystem med elektronisk fakturahantering, webbaserad tid- och projekthantering samt lön och ekonomi. Det digitala arbetssättet är helt avgörande för vår verksamhet och stöder hur vi vill arbeta med laganda och flexibilitet.

Och lagandan känns verkligen i väggarna här. Anna är övertygad om att det är den som gör arbetsplatsen så härlig och trivsam. Den bygger på lyhördhet och prestigelöshet likväl som att alla inser vikten av olikheter och rollfördelning. Det är viktigt med en kombination av olika människor för att det ska flyta på. Och det faktum att ekonomens roll inte anses som klassens clown direkt, har Anna inga problem med.
– Vi ekonomer är ju lite trista. Vi tjatar om våra siffror och inrapporteringar och fungerar som sagt som en slags broms, säger Anna och ler när hon fortsätter. Fast det är ju bra med en broms i ena ändan och en drivande, mer kreativ i den andra. Det är så vi hittar de bästa lösningarna. Alla behövs!
 


Pratande helhetssystem

– Det som är viktigt för mig med ett system är att det är lätthanterligt och pratar sinsemellan. Att jag kan få fram färdiga rapporter för alla avstämningar och att ha ett flöde när jag arbetar är otroligt viktigt; att se en tråd i allt, säger Anna. Med elektronisk fakturahantering finns allt på ett ställe och inkluderar både kund- och leverantörsreskontra. Jag följer och ser fakturan digitalt från början till slut och slipper hela pappershanteringen. En stor vinning med ett digitalt helhetssystem är att alla har tillgång till det de behöver var de än befinner sig. Jag kan jobba hemifrån om jag vill och mina medarbetare kan hitta det de vill och ha bättre kontroll utan att bläddra i mina gamla pärmar.

– Lönesystemet har bra rapportfunktioner och automatiska centrala förfrågningar till Skatteverket samt uppdaterade bilregister. All tid- och frånvaroregistrering går direkt in i systemet och sedan kan jag bearbeta detaljer. Det är lättarbetat och enkelt att förstå, så det är svårt att missa något. Det är kul när det bara löper på. Det ger mig tid över att göra ett helt annat som jobb som påverkar verksamheten i ett större perspektiv
.


Uppe i det blå

– I och med införskaffandet av ett nytt ekonomisystem med tidens alla möjliga tekniker var det självklart att välja ett molnbaserat. Förutom att alla behöriga nu har tillgång till och kan arbeta med det de behöver på distans, sköts nu all uppdatering och backup externt via Hogias server.

– Det är en enorm säkerhet för oss, säger Anna. Tidigare skötte vi allt det lokalt med stora risker som följd men nu är vi trygga med att allting finns tillgängligt externt vad som än händer. Vi har alltid de senaste versionerna och supporten är fantastisk när vi behöver. De var en stor hjälp när vi installerade systemet och har sedan dess alltid löst allt jag frågat efter. Jag är nästan stammis nu, skrattar Anna, jag behöver knappt uppge mitt namn längre. De är fantastiska – så det är inte bara jag som har koll på läget!