Så blev Stockholms Åkeri digitala med hjälp av Hogias transportsystem

Stora tidsbesparingar, färre fel och roligare på jobbet. Det är bara några av de vinster som åkeriföretaget Stockholms Åkeri har gjort sedan de övergav sitt manuella arbetssätt och gick över till att bli helt digitala.

I åkeriföretaget Stockholms Åkeri AB ingår ett 50-tal åkare. Tillsammans transporterar de fabriksbetong, sten, grus och schaktmassor, och har en stor bilpark och entreprenadmaskiner inom bygg och anläggning. 

– Jag brukar säga att vi är som ett leveransvaruhus till byggbranschen. Vi kan arbeta flexibelt och leverera både transporter och fordon skräddarsytt efter behov. Från smått till stort, säger Anders Wretfalk, logistikansvarig på Stockholms Åkeri.

Den anrika åkerifirman bildades 1935 under namnet Kungsholms Åkeriförening när ett antal åkare gick ihop för att spara bränsle, som då var ransonerat. På så sätt fick de ut fler leveranser med mindre drivmedel.  Ett smart sätt att effektivisera, vilket 85 år senare idén och beslutet om att digitalisera också har visat sig vara.

Veckofaktureringen görs nu på tio minuter
– Hösten 2020 bestämde vi oss till slut och sa: Nu kör vi allt digitalt! Vi hade då bokfört timmarna vi la ner på manuellt pappersarbete och hur många gånger vi rörde vid ett papper. Det visade sig att vi kunde ta i ett och samma ark upp till fem gånger innan processen var klar och pappret till slut satt i en pärm, berättar Anders.

Tidigare stod han varje vecka vid kopiatorn och scannern under en och en halv dag för att hantera chaufförernas inskickade vågsedlar. Sedlar i papper som sedan skulle läggas ihop med sina fakturor i kuvert och postas till kunderna. I dag tar det Anders i stället tio minuter att få iväg detta i Hogias transportsystem efter att chaufförerna har fotat sedlarna och skickat in dem digitalt till kontoret via Hogias mobilapp.

Registrering av utfört arbete direkt i mobilappen
(klicka på bilden för att visa en större version)

Behövde inte nyanställa – ökade i omsättning
– Eftersom vi hade fått en orderökning stod vi mellan att anställa en person till eller att investera i ett nytt digitalt system. Vi valde då att satsa på Hogias transportlösning och kunde i och med det öka i omsättning i stället för att nyanställa. Det enklaste och roligaste sättet att lösa det på, eftersom vi på köpet också slapp en tråkig och ineffektiv arbetsuppgift.

Förutom att Stockholms Åkeri sparar mycket tid och har roligare på jobbet tillför digitaliseringen också en kvalitetssäkring. 

– Nu gör vi arbetet i en sammanhållande kedja från order till faktura i ett och samma digitala system. Då blir det inga kritiska gränssnitt mellan kontor och chaufför, och det blir sällan fel. Allt flyter på väldigt smidigt, säger Anders och fortsätter:

– Mycket också tack vare Hogias support, som är femstjärnig! De är alltid trevliga, tillmötesgående och hjälpsamma. Jag bara lyfter på telefonluren och får hjälp direkt. Det spelar ingen roll hur bra system du har om inte supporten fungerar. 

Anpassat modulsystem
Anders var den som drev igenom att de skulle börja med Hogias affärsstöd för transportledning. Han hade kollegor som använde systemet och var mycket nöjda med det, så han kontaktade Hogia för en presentation.

– Det visade sig att allas önskemål på företaget kunde uppfyllas till en bråkdel av kostnaden vi hade innan. Eftersom Hogia har ett bra modulsystem kunde vi välja ut och kombinera de delar som var aktuella för just oss. I vårt arbete behöver vi kunna se flödet av våra material. Rätt tid, rätt plats, rätt material – då är vi i mål och levererar korrekt mot kund.