Susanne Lundkvist, redovisningsansvarig på Wilundia, berättar att administrationen av fakturor vid uthyrning av lokaler är arbetsmoment som tar tid i anspråk för fastighetsbolag. Detta är framförallt på grund av momshanteringen.
- Vi förvaltar 13 fastigheter och tillhandahåller bostäder och kommersiella lokaler till butik, kontor och restaurang. Våra hyresgäster bedriver både momspliktig och momsfri verksamhet. Den momspliktiga uthyrningsverksamheten omfattas dessutom av olika momssatser.
Johan Fäldt som är säljansvarig för fastighetsbolag inom Hogia menar att det är lätt att göra fel med avdragsrätten för moms vid lokalhyra.
- Vi ser att beräkningen av den avdragbara delen av momsen äter upp massor av administrationstid för fastighetsbolag och det är lätt att göra fel. Effekten av felaktig moms kan vara betungade både avseende tid för att rätta felen och risken att få anmärkning från Skatteverket.
- För att spara tid och minimera risken för felberäkningar för våra kunder har vi utvecklat ett digitalt stöd med automatiserad beräkning av den begränsade avdragsrätten som en del i fakturaflödet. I systemstödet delas fastigheten in i olika resultatenheter där den avdragsgilla delen av momsen som fastighetsägaren får från Skatteverket anges. Den avdragsgiltiga momsdelen beräknas automatiskt när leverantörsfakturorna registreras.
”Det blir alltid rätt”
Wilunda har gått ifrån traditionellt pappersarbete till att arbeta digitalt.
- Sedan några år tillbaka hanterar vi alla fakturor elektroniskt, vilket innebär att vi har full koll på hela flödet och vi slipper pappershögarna. Arbetet har blivit enklare när fakturorna som skannas förs direkt in i ekonomisystemet, säger Susanne. En stor fördel är att hanteringen av avdragsrätten för moms helt har försvunnit och vi slipper manuella beräkningar. Automatisering innebär att det alltid blir rätt, berättar Susanne.
- För våra medarbetare som ska attestera har det också blivit betydligt smidigare när de inte längre behöver pappersfakturor utan istället har enkel tillgång direkt via systemet. Även arkiverade fakturor kan enkelt sökas fram för granskning. Våra revisorer kan också få tillgång till historiken via egen inloggning och behöver inte vara på plats hos oss för att göra sitt arbete.
