Bra tips inför lönesamtalet

För Madeleine Nordqvist är den ena dagen inte den andra lik på Hogia. Madeleine arbetar som lönechef och ansvarar för Hogias lönerevisionsprocess. För att en lönerevisionsprocess ska fungera måste det ske en kontinuerlig dialog kring mål, förväntningar, krav och uppnådda resultat mellan chef och medarbetare under hela året. När lönerevisionsprocessen fungerar och dialogen är en naturlig del av vardagen, blir de goda resultaten och verksamhetsutveckling ett faktum, menar Madeleine.

– Den nya lönen ska inte komma som en överraskning utan istället som en bekräftelse på den dialog som skett under året mellan chef och medarbetare.

Fördel med lönekriterier

Det kan ta lång tid att implementera en ny lönerevisionsprocess i en organisation. Därför menar Madeleine att det är viktigt att från början ta fram bra lönekriterier som stämmer väl in och passar verksamheten. När lönekriterierna är på plats och förankras i verksamheten underlättar de för en chef att bedöma medarbetarna på ett mer konsekvent och rättvist sätt och de hjälper till att tydliggöra vad som påverkar en lönehöjning.

– Lönekriterier visar vilka kompetenser, prestationer och resultat som är viktiga och vad som ska premieras då lönen sätts. På Hogia har vi också tagit fram en bedömningsnyckel där vi har kopplat lönekriterierna till olika bedömningsnivåer. Den hjälper cheferna att differentiera lönerna. Vi har haft individuell lönesättning under många år i våra löneavtal. Men vi ser fortfarande att det kan vara svårt att differentiera lönerna, här krävs det lite mod från chefernas sida.

Måldialogen

Att sätta upp mål är viktigt och man kan säga att måldialogen är själva motorn i en lönerevisionsprocess.

När en medarbetare har uppsatta mål blir det tydligare vilken kompetensutveckling som är nödvändig för att målen ska nås och då ökar möjligheterna till goda resultat för företaget och god löneutveckling för medarbetaren.

– Tydliga mål triggar igång både engagemang och kreativitet hos varje medarbetare menar Madeleine.

Ett bra uppföljningssamtal och lönesamtal

För att få till en bra dialog genom lönerevisionsprocessen rekommenderar Madeleine att ha både ett uppföljningssamtal och ett lönesamtal.

Uppföljningssamtalet kan ses som en fortsättning och uppföljning av det målsättande medarbetarsamtalet. Här följer chefen upp medarbetarens arbetsinsats och resultat. Samtalet syftar till att göra en avstämning och bedömning i dialog över hur medarbetaren har lyckats att uppfylla sina mål. När väl chefen har gjort sin prestationsbedömning kan lönesamtalet hållas.

– Det är viktigt att ha med sig att det är prestationen som ska bedömas, inte personen, poängterar Madeleine.

Lönesamtalet är ett samtal där medarbetarens insats ska motiveras på ett tydligt och rättvist sätt utifrån lönekriterierna och uppfyllda mål. Det ska finnas en röd tråd genom tidigare samtal. Syftet med lönesamtalet är att få sin nya lön meddelad och att samtalet tydliggör sambandet mellan medarbetarens prestation och lönehöjning. Det ska inte förväxlas med en förhandlingssituation utan den diskussionen ska ha skett mycket tidigare.

– Du som chef är ”bärare” av lönerevisionsprocessen. Ett starkt ledarskap är centralt i denna process och även i lönesamtalet. Lönesamtalet upplevs ofta som den svåraste delen i löneprocessen.

Råd till chefen inför samtalen i en lönerevisionsprocess

Att du som är chef är väl förberedd inför samtalen i processen signalerar respekt till medarbetaren och att du tar samtalen på allvar. Du ska också vara tydlig med vad som behöver förändras och utvecklas för att påverka framtida löneutveckling. Var ärlig, tydlig och rak – det gäller även om medarbetaren inte har uppfyllt sina mål eller presterat utifrån dina förväntningar. I lönesamtalet ska du som chef sammanfatta vad medarbetaren gjort som är bra och vad som kan förbättras och utvecklas.

Som chef bör du också ha svar på följande frågor innan lönesamtalet,

• Vad kom vi fram till under målsamtalet och efterföljande samtal som vi haft?
• Har medarbetaren levt upp till sitt uppdrag utifrån våra lönekriterier och uppfyllt sina mål?
• Hur ser mina motiveringar och argument ut och vad grundar de sig på?

Råd till medarbetaren inför samtalen i en lönerevisionsprocess

Även du som medarbetare bör vara väl förberedd inför samtalet. I medarbetarsamtalet och uppföljningssamtalet har du som medarbetare möjlighet att berätta om vilka behov du har i form av resurser eller kompetensutveckling i för att uppnå de överenskomna målen.

– Finns det lönekriterier kan du som medarbetare utifrån dem själv uppskatta hur väl du uppfyller kriterierna. Det kan underlätta, och medföra en bra och konstruktiv dialog med din chef.

Du som medarbetare bör fundera på följande frågor inför lönesamtalet,

• Hur har du presterat utifrån företagets lönekriterier och dina uppsatta mål?
• Gör du ett bra jobb, hur arbetar du med ständiga förbättringar och hur bidrar du till verksamhetsutveckling?
• Vet chefen om vad du gör och hur bra du gör det?

Ett annat tips är att du tar upp den positiva feedback du har fått från andra, till exempel kollegor, kunder eller av chefen själv. Skriv ner de saker som du har bidragit och lyckats med under året på en lista, och fyll på listan hela året så är den klar inför uppföljningssamtalet.

Motiverade medarbetare ger bäst resultat

Madeleine poängterar att det är viktigt att man har en god relation till sin chef och att man alltid respekterar varandra. Genom att som chef investera tid tillsammans med sin medarbetare, får man medarbetaren att känna sig sedd och bekräftad.

– Vi vet att motiverade och engagerade medarbetare når bäst resultat och det tycker jag ska vara utgångspunkten i vår lönerevisionsprocess. Det handlar inte bara om kronor och ören utan det finns också andra viktiga värden som en lönerevisionsprocess för med sig. Att man genom samtalen känner sig sedd, hörd och uppmärksammad är viktigt. Då får vi oftast motiverade medarbetare som vill utvecklas och nå bra resultat. Motivation är nyckeln till framgång, avslutar Madeleine.