Scan Global Logistics signerar tryggt och smidigt med Hogia Signit

Scan Global Logistics arbetar med internationella transport- och logistiklösningar och hjälper företag världen över med allt från sjö- och flygfrakt till lagerhantering och supply chain-lösningar. För ett företag med över 5 000 anställda, där många viktiga dokument hanteras varje dag, är säkra och smidiga signeringsprocesser en självklarhet. För Shikar Karim, HR Manager på Scan Global Logistics, har Hogia Signit blivit ett naturligt verktyg i vardagen. Lösningen används i den svenska verksamheten, där den gör det möjligt att hantera känsliga dokument tryggt, effektivt och helt digitalt.

– Det måste vara enkelt att använda både för den som skickar ut dokumentet och för den som ska signera. Och det är verkligen Hogia Signit. Man lär sig nästan genom att bara använda det, säger Shikar Karim, HR Manager på Scan Global Logistics.

Från papper och skanning till digitalt flöde

Shikar har lång erfarenhet från branschen och har sett många olika sätt att hantera signeringar. Den traditionella vägen med utskrifter, pennor, skanning och mejltrådar är både tidskrävande och sårbar.

– Det tog lång tid och dokumenten kunde bli halvt oläsliga efter att ha skrivits ut och skannats flera gånger. Man kände att det måste finnas ett bättre sätt, säger han.
Med Hogia Signit sker signeringen helt digitalt. För Scan Global Logistics innebär det ett smidigare flöde där dokument snabbt kan skickas, kan skickas snabbt och säkert för att signeras på ett korrekt juridiskt bindande sätt.

Säkerheten är avgörande

Inom HR hanteras ofta dokument med personuppgifter och andra känsliga uppgifter, till exempel kopplade till rehabilitering, anställningsavtal eller andra personalärenden. Därför är säkerheten en avgörande faktor för Scan Global Logistics AB.

– Vi använder Hogia Signit för i princip allt som går in och ut på vår avdelning inom Sverige. Det finns ingen situation där vi känner att vi hellre väljer papper. Vi litar på säkerheten och känner oss trygga med att den som signerar verkligen är rätt person, säger Shikar.

Hogias e-signering uppfyller de nyligen uppdaterade och strängare kraven för avancerade elektroniska underskrifter enligt eIDAS2. Underskrifterna kan användas för allt från HR dokument till affärsavtal, styresleprotokoll och årsredovisningar. Dokumenten försluts dessutom på ett sätt som gör att innehållet inte kan ändras efter signering och underskrifterna kan härledas till den individ som signerade dokumentet. Det är något som är avgörande för att underskrifterna ska hålla för en eventuell rättslig prövning.

En annan viktig aspekt är att underskrifterna kan valideras oberoende av Hogia som leverantör.

– Det förstärker verkligen känslan av trygghet. När man arbetar inom HR hanterar man dokument som måste hålla hela vägen om det skulle uppstå en tvist. Då är det viktigt att veta att det man signerar också är säkert på riktigt, säger Shikar.

Enkelt även för nya användare

En stor fördel är användarvänligheten. Många av dem som signerar dokument från Scan Global Logistics använder verktyget för första gången, till exempel i samband med en ny anställning.

– Det behövs ingen lång introduktion. Verktyget är smidigt och naturligt att använda. Dokumentet visas tydligt och signeringen är enkel att genomföra, säger Shikar.

Hogia Signit har många användningsområden, men trots det används verktyget främst inom HR. Scan Global Logistics tittar nu även på möjligheten att bredda användningen internt, exempelvis inom sälj.

– När man har kommit hela vägen fram till att teckna ett avtal vill man att den sista delen, själva signeringen, ska gå snabbt och effektivt. Där tror jag att Signit kan göra stor skillnad även på andra områden, säger Shikar Karim.

En trygg del av Hogias helhet

Scan Global Logistics använder sedan tidigare Hogias lönesystem där Signit finns integrerad som en funktion. Det gör Signit till en naturlig del av en större helhet och skapar ett ännu mer effektivt signeringsflöde.

– Färre leverantörer innebär mindre att hålla koll på. Det gör att man kan arbeta närmare och mer långsiktigt, mer som partners, säger Shikar.

För Scan Global Logistics handlar valet av digital signering därför inte bara om effektivitet, utan också om trygghet, kontroll och förtroende.

– Säkerheten väger tungt. Någon tusenlapp hit eller dit spelar mindre roll om alternativet inte ger samma trygghet. Vi måste ha någon form av elektronisk identifiering som är säkrare än bara SMS, kod eller mejl.Med Hogia Signit känner vi att vi har ett verktyg som är både säkert och smidigt, avslutar Shikar Karim.