Digital underskrift säkrar upp rutiner inom skolan

När det handlar om barn och hantering av personuppgifter är säkerheten avgörande. Trots det skickas ofta dokument som ska undertecknas av vårdnadshavare fortfarande med barnen till och från skolan. Dessutom är administrationen av blanketter, medgivanden och kvitton oerhört tidskrävande. Här berättar Therese Engelbrektsson, kundansvarig på Hogia Public Systems om hur du kan säkra upp och effektivisera administrationen, både i dialogen med föräldrar och i verksamheten internt.

– Med Hogias tjänst för digital underskrift, Hogia Signit, kan du på ett effektivt och säkert sätt distribuera dokument och samla in namnteckningar digitalt.

– Det är tillåtet att skriva ut personuppgifter, men att skicka med barn och ungdomar information från skolan till hemmet som innehåller känsliga uppgifter är inte en hållbar hantering. Okrypterad e-post är inte heller ett alternativ då det enligt lag inte är tillåtet. 

– Hogia Signit stödjer inloggning med BankID och uppfyller kraven för GDPR, vilket ger dig en trygg och säker hantering av alla dokument.

Snabbare och enklare insamling av underskrifter  

Tid är en bristvara i skolan. Lärare behöver tillgång till bra verktyg i sitt arbete, så att mindre tid behöver läggas på administrativa arbetsuppgifter.

– Kvittenser, instruktioner, medgivande och ledighetsansökan är några av de dokument som rör en skolgång och där vårdnadshavare kan underteckna digitalt via sin mobiltelefon eller dator. Föräldrar slipper returnera dokumenten med sina barn och kontrollera att de har kommit fram till rätt lärare.

– Det finns också många interna dokument som anställningsavtal, tystnadsplikt och ansökan om tjänste- och föräldraledighet som skolledningen kan distribuera elektroniskt till sin personal. Utredningar som ska lämnas till myndigheter kan också skickas elektroniskt. 

När ett dokument är upprättat får mottagaren en notis via mejl och kan därifrån öppna och granska dokumentet för att signera med BankID. Dokumentet sparas därefter digitalt med tidstämpel och sigill.

Läs mer om Hogias lösning för digitala underskrifter, Hogia Signit, eller ring oss på Hogia så berättar vi mer, telefon 0303- 666 50.

Relaterat

Bransch
Utbildning

Affärslösningar för skolor och utbildningsverksamheter

Läs mer
Hogia Signit
Signera digitalt – var du än befinner dig