En arkiveringsskyldighet inträder så snart ett företag tagit emot eller upprättat räkenskapsinformation. Räkenskapsinformation ska sparas i det format den först kom in till företaget. En pappersfaktura lagras i pappersform och en digital faktura lagras digitalt. Om handlingarna förs över till annat medium får originalen förstöras efter tre år. Vissa organisationer efterfrågar en modernare bokföringslag för att Sverige ska hänga med i utvecklingen. Man menar bland annat att pappersfakturor som skannats in eller fotats bör kunna makuleras direkt, samt att bokföringshandlingar bör kunna lagras utomlands för att underlätta i ett allt mer globaliserat företagsklimat.
Hur länge ska räkenskapsinformation sparas?
- Företagets räkenskapsinformation ska sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Alltså om ett företag har bokslut 2019-08-31, ska bokföringen sparas fram till 2026-12-31.
Läs också: Arbetet med moderniseringen av bokföringslagen på paus?
I vilket land får arkivering ske?
– Räkenskapsinformation och den utrustning som behövs för att kunna presentera räkenskapsinformation i vanlig läsbar form ska förvaras i Sverige under hela arkiveringstiden. Under vissa förutsättningar får företaget spara räkenskapsinformationen utomlands men då måste villkoren för en sådan förvaring vara uppfyllda. Om villkoren är uppfyllda räcker det att företaget gör en anmälan om detta till Skatteverket. Om företaget inte uppfyller villkoren får en sådan förvaring endast ske om det finns särskilda skäl och Skatteverket ger tillstånd till det. Viktigt är att oavsett om räkenskapsinformationen är digital eller i pappersform ska arkiveringen av räkenskapsinformationen förvaras och transporteras på ett sådant sätt att den inte riskerar att förstöras eller försvinna. Allt fler ekonomisystem är idag molnbaserade vilket betyder att leverantören av systemen lagrar räkenskapsinformationen åt företaget. Ett tips kan vara att kontrollera var räkenskapsinformationen ligger lagrad och hur era avtal ser ut mot er leverantör.
Är det olika regler för en pappersfaktura och en faktura i digital form?
– All räkenskapsinformation som kommer in till företaget, exempelvis fakturor och kvitton, ska alltid sparas i samma form som det tas emot. Det är originalet som räknas som ursprungshandling. Man kan alltid välja att överföra ursprungshandlingen till en annan form, till exempel genom att ta foto på ett papperskvitto eller skanna en pappersfaktura. Ursprungshandlingen måste då sparas till och med utgången av det tredje året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Om företaget får en pappersfaktura och väljer att skanna in den ska pappersfakturan sparas i tre år eftersom den är en ursprungshandling, den digitala fakturan ska sparas i sju år. Har man bokslut 2019-08-31 ska pappersfakturan sparas till 2022-12-31 och det digitala formatet ska sparas till 2026-12-31.
– Som produktägare ser jag flera fördelar med att digitalisera bokföringen. Fakturor är en räkenskapsinformation som är enkel att komma igång med att digitalisera. Det ger många fördelar som till exempel att du inte längre behöver spara papper i pärmar, vilket tar onödig arkiveringsplats. Du sparar dessutom både tid och pengar på att digitalisera din fakturahantering samt bidrar till en bättre miljö. Flera av marknadens ekonomisystem har stöd för elektronisk fakturahantering och kan hjälpa dig komma igång.
Om företaget trots den ökade digitaliseringen mot förmodan ändå har en pappersbaserad fakturahantering och får en elektronisk faktura, måste den elektroniska fakturan då sparas?
– Den elektroniska fakturan får skrivas ut (överföras) och sparas i pappersform fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades och det elektroniska dokumentet får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Vad gör jag med mejlet som innehåller en PDF-faktura?
– Om du får en PDF-faktura via mejl måste själva PDF-fakturafilen sparas oavsett om du skriver ut PDF- fakturan på papper eller lägger in den digitalt i systemet. Däremot kan själva mejlet slängas men oftast är det enklast att även spara mejlet och söka på kundnamn eller mappa alla mejl från en viss kund.
Vad händer om man inte följer de regler som gäller kring arkivering av fakturor och annan räkenskapsinformation?
– Om en affärshändelse inte kan kontrolleras på grund av bristande underlag, såsom fakturor, är den inte möjlig att bedöma, vilket kan klassas som bokföringsbrott. Enligt bokföringslagen är alla näringsidkare skyldiga att ha en ordnad bokföring vilket bland annat innebär att verksamhetens olika affärshändelser med tillhörande underlag ska bokföras så att de kan presenteras i en systematisk ordning. Om bokföringsskyldigheten inte uppfylls är det ett bokföringsbrott där straffet är olika beroende på utfört brott. Straffet är alltifrån böter till fängelse från sex månader till sex år. Dessutom kan man bli dömd till näringsförbud.
– Jag vill återigen påpeka att det är många fördelar med en mer digitaliserad bokföring och samma regler gäller för arkivering av kvitton som för fakturor. Om du sparar kvitton digitalt genom att fota eller skanna kvitton slipper du problem med borttappade kvitton och kvitton som bleknar. Men det absolut bästa är att få kvitton digitalt från handeln direkt, vilket gör att du slipper arkivera ett papperskvitto.
