Jesper Ringholm, sektorchef på Hogia, har bred erfarenhet inom löneområdet och har mött många lönehandläggare med administrativa utmaningar.
De flesta mindre företag har av naturliga skäl en person som arbetar med att samla in tidrapporter, beräkna lön/avvikelser och slutligen göra lönekörningen. En tidskrävande process som inte sällan sker manuellt.
Omgivningen har höga förväntningar och det är inte ovanligt att man försöker tillgodose sina chefer och kollegor så långt det går. Jag märker att man på mindre företag ofta tillåter att avvikelserapportering, reseräkningar och sjukintyg lämnas in för sent.
När underlag kommer in för sent kan det lätt uppstå tidspress. Personen som har ansvar för lön får då bara några få dagar på sig för att beräkna lönen och det blir nästintill omöjligt att vara ledig, bli sjuk eller vara hemma för vård av barn. För att undvika stress och för att kvalitetssäkra lönehanteringen är det viktigt med fungerande rutiner. Som löneadministratör behöver man själv se över sin egen process.
Jag tycker att man ska utvärdera om det finns möjlighet till förändring i rapporteringen, givetvis får det inte påverka andra rapportdatum. Ett mindre företag är mer sårbart och då är det än viktigare att skapa flexibilitet i företagets löneprocess. Det är sent om underlagen kommer in efter den 15:e i varje månad. Som löneadministratör bör man sträva efter att medarbetarna ska lämna in underlag runt den 5:e, allra senast den 10:e.
Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) kräver större noggrannhet
Att deklarera på individnivå varje månad istället för på årsbasis ökar behoven av att rutiner och behörigheter inom organisationen struktureras upp, från upplägg av anställda till attestering och utbetalning av lön. Om rapporteringen till Skatteverket blir fel innebär det inte bara ökad administration för löneadministratören, det kan även drabba medarbetare ekonomiskt.
För att arbeta effektivt är det absolut bäst om medarbetarna lämnar in sina uppgifter digitalt så att chefen kan godkänna eller korrigera snabbt och smidigt. När löneadministratören får underlaget är det redan klart för löneberedning och lönespecifikationerna kan skickas ut digitalt till medarbetarna.
Hogias digitala processtöd ger dig en tydlig överblick över din administrativa process. Utifrån dina processer får du en arbetsgång som är kvalitetssäkrad, som möjliggör transparens mellan behöriga kollegor och som förenklar all överlämning – helt webbaserat. Läs mer här
