Digital signering: Det här behöver du känna till

Elektronisk underskrift är en modern och smidig lösning för att signera dokument, man slipper all pappershantering som tar tid från verksamheten. Det kan till exempel handla om signering av offerter, anställningsavtal, serviceavtal med mera. Även årsredovisning, revisionsberättelse samt styrelse- och stämmoprotokoll kan signeras digitalt enligt såväl aktiebolagslagen som årsredovisningslagen. Men då finns det särskilda formkrav på den elektroniska underskriften. Den måste undertecknad med en så kallad Avancerad Elektronisk Underskrift. Då räcker det inte enbart med att den är signerat med hjälp av BankID, det ställs ytterligare krav på underskriften.

Enklare administration

Antalet dokument som ett företag, redovisningskonsult och en revisor hanterar i samband med redovisning och revision är omfattande och kräver mycket administration. Med elektronisk underskrift slipper företag eller dess ombud till exempel skicka runt årsredovisningen per brev mellan styrelseledamöter. I stället är det smidigt att få rätt person att skriva under och i rätt ordning.

När jag var verksam som revisor hade jag gladeligen sett att elektronisk underskrift var en standard. Det hade sparat tid och effektiviserat granskningsförfarandet. Om vi tittar på våra nordiska grannländer har elektronisk underskrift av årsredovisningar och revisionsberättelser varit vanligt förekommande i flera år och de har kommit betydligt längre i sin utveckling, Nu ser vi äntligen att efterfrågan på digitala lösningar från svenska företag ökar.

Tillförlitligheten av elektroniska underskrifter

För att företag ska kunna bli mer digitala är det viktigt att det är enkelt. De flesta dokument som ska undertecknas internt och externt mot kunder ska kunna undertecknas elektroniskt direkt från datorn eller telefonen.

Årsredovisning och revisionsberättelse är handlingar som hör till en särskild kategori av dokument där lagen alltså ställer krav på så kallad Avancerad Elektronisk Underskrift. Det här tycker jag är värt att uppmärksamma lite extra då det ligger på företagen själva att säkerställa att den digitala signeringslösningen man använder håller rätt nivå. Det finns i dag flera lösningar för digital signering på marknaden, men för att inte riskera att underskriften underkänns av myndigheter nu eller i framtiden rekommenderar jag att man använder sig av en Avancerad Elektronisk Underskriften som dessutom följer den standard som EU och digitaliseringsmyndigheten, DIGG, rekommenderar. Då kan den mottagande myndigheten med säkerhet validera att underskriften är giltig och uppfyller lagkraven.

Digitalt flöde från ax till limpa

Att lämna in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket väntas bli obligatoriskt för aktiebolag som följer K2- och K3-regelverken på sikt. För att företag och dess ombud ska kunna arbeta helt digitalt, från upprättandet av bokslut och årsredovisning till revision och signering, samt enkelt kunna lämna in handlingarna till Bolagsverket via deras e-tjänst behövs en smidig digital signeringsprocess direkt i boksluts- och revisionsprogrammet. Myndigheter som Tillväxtverket ser stora ekonomiska fördelar med att ha digital signering integrerat i processen.

Läs mer om vår lösning för digital signering, HogiaSignit.