AGI – Arbetsgivardeklaration på individnivå

Januari 2019 började den nya lagen om Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) gälla för samtliga arbetsgivare.

Vad är AGI?

Istället för årlig kontrolluppgift måste nu arbetsgivare varje månad tala om för Skatteverket hur mycket man har betalat ut i skatt, lön och förmåner och till vem pengarna har betalats. 

Varför infördes AGI?

Behovet av lagregleringen kommer av att vi har en allt mer rörlig arbetsmarknad med olika anställningsformer. Regleringen ska ge både arbetsgivare och arbetstagare bättre koll på att redovisad lön och skatteavdrag blir korrekt. Genom att använda digitaliseringens möjligheter på rätt sätt kan vi förenkla och kvalitetssäkra organisationers och myndigheters arbetsprocesser, vilket i sin tur leder till högre kvalitet för den enskilde.

När trädde AGI i kraft?

Den 1 juli 2018 skedde första steget i införandet av arbetsgivardeklaration på individnivå. AGI trädde i kraft för de allra flesta företag 1 januari 2019. 

Vilka berörs av AGI?

Alla företag och organisationer berörs av Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) som innebär att de ska rapportera arbetsgivardeklaration med uppgifter om skatt, lön och förmåner på individnivå varje månad till Skatteverket.

Vilka krav ställer AGI på företag?

Med årlig kontrolluppgift fanns det tidigare utrymme för arbetsgivare att rätta uppgifter när det blivit fel i utbetalningar till medarbetare löpande under året. Med AGI blir varje månad ett avslut för sig, vilket ställer högre krav på att lönen blir rätt från början.

Den nya lagen medför att rutiner och behörigheter runt lönehanteringen behöver struktureras upp, från upplägg av anställda till attestering och utbetalning av lön. 

Hur påverkar AGI den anställde?

Om rapporteringen blir fel kan det få konsekvenser för en medarbetare. Om det har redovisats för mycket skatt till Skatteverket kommer det att regleras för den anställde först vid nästa års deklaration. Därmed läggs ett större ansvar på den enskilde i att läsa sin lönespecifikation samt agera om uppgifter behöver rättas innan deklarationen rapporteras in till Skatteverket den 12:e i varje månad.

Hur påverkas arbetet för en löneadministratör?

Eftersom vissa myndigheter får direktåtkomst till anställdas uppgifter via Skatteverkets portal, exempelvis Försäkringskassan, Kronofogden och Arbetsförmedlingen så kommer de arbetsuppgifterna inte längre att behöva utföras av en löneadministratör. Även den anställde kan själv hämta intyg för exempelvis lånelöfte för bolån direkt via Skatteverkets Mina Sidor, istället för att vända sig till sin löneadministratör. Löneadministratören slipper också en större arbetsbelastning vid årsskiftet då kontrolluppgifterna redan lämnats in till Skatteverket månadsvis.

Vem gör vad om det blir fel?

Det beror på. Om det finns pengar att justera mot och att beloppen är av positivt värde även efter justeringen är gjord, kan justering göras i nästkommande månad. Om man däremot hamnar på minusposter måste eventuella fel som rapporterats in till Skatteverket korrigeras i samma månad som felet uppstod genom att arbetsgivaren lämnar in en helt ny arbetsgivardeklaration för den månaden. Varje rättelse innebär därför ökad administration.

Har man betalt ut för mycket bruttolön och en individ hamnar på minusbelopp, måste man gå tillbaka till den månad där felet uppkom, det vill säga där det finns ett positivt värde och göra rättelsen i den månadens arbetsgivardeklaration.
Arbetsgivare har inte rätt att göra skattekorrigeringar för den anställde. En anställd som fått för mycket lön och där arbetsgivaren har hunnit rapportera till Skatteverket måste själv återbetala hela bruttobeloppet till arbetsgivaren i samma månad som felet begåtts. Det vill säga även skatten.

Om för mycket skatt redovisats till Skatteverket kommer det att regleras vid nästa års deklaration. Den enskilde arbetstagaren har därmed större ansvar att läsa sin lönespecifikation samt agera om uppgifter behöver rättas innan deklarationen rapporteras in till Skatteverket.

Har Hogia stöd för AGI?

Hogias lönesystem har haft funktionalitet för att hantera AGI sedan i juli 2018.

Vad säger Hogias HR-expert om AGI?

”Införandet av AGI är den mest omfattande förändringen Skatteverket genomför på många år och innebär en del förändringar för Sveriges löneavdelningar. I det stora hela är min uppfattning att regleringen kommer att leda till en mer effektiv löneadministration. Till skillnad från årlig kontrolluppgift följer rapporteringen av AGI löneprocessen naturligt, vilket ger arbetsgivare en jämnare arbetsbelastning över året istället för resurskrävande arbetstoppar vid årsskiftet.” 

Vilka är dina råd till anställda?
”Läs igenom lönespecifikationen så att den stämmer med de utbetalningar du förväntar dig. Uppgifterna som lämnas till Skatteverket kommer också att förtryckas i din inkomstdeklaration och av den anledningen är det viktigt att du får kännedom om vilka uppgifter som rapporteras in. Införandet av AGI innebär att vi som individer får ökad insyn i vad arbetsgivare rapporterar till Skatteverket. 

Via Mina sidor på Skatteverket kan varje person följa hur mycket lön och annan ersättning arbetsgivaren betalt ut månad för månad. Har man fler än en arbetsgivare kan man se sin sammanlagda inkomst. 
Ett råd är att man efter löneutbetalningen jämför sin lönespecifikation med det som står på Mina sidor. 

En stor fördel är att risken för att behöva betala kvarskatt året efter minskar då man hela tiden kan se den skatt som blivit inbetald till Skatteverket och själv begära jämkning. I januari 2019 skickas årlig kontrolluppgift ut för sista gången, därefter är det enbart lönespecifikationerna och AGI som gäller.”

 

Alla Hogias lönesystem har stöd för AGI.

Läs mer om våra produkter och relaterat innehåll 

HR/LÖN
Lönesystem som effektiviserar

Alla Hogias lönesystem stödjer AGI

Läs mer
SMART LÖN
Enklare webbaserad lönehantering för småföretagare