Stor tidsbesparing för Gränsö Slott sedan övergången till Hogias ekonomisystem med AI

Gränsö Slott ligger i en vacker miljö på en halvö vid havet i naturreservatet Gränsö, cirka fyra kilometer utanför Västervik. Platsens historia går tillbaka 600 år i tiden med mycket festligheter och olika ägare genom åren. Grevar, friherrar och baroner. Och under 1700-talet bodde här den matglade kaptenen Gustav Abraham Piper, som kämpade slag med Karl XII och skrev en berömd hushållsbok.

Sedan 2005 äger och driver entreprenören Per Johansson Gränsö Slott och har under 2000-talet förvandlat det till en fyrstjärnig superioranläggning med hotell, relaxområde och spa, konferenslokaler och restaurang. Plus ett kafé under sommarhalvåret.

Tidsbesparing och branschinriktad support

Lars Åberg, som är ekonomichef på Gränsö Slott, hanterar därför ett stort flöde av leverantörsfakturor i sitt dagliga arbete. Drygt 2 000 per år blir det. Bakom honom på kontoret skymtar en bokhylla med 36 pärmar. Tillsammans innehåller de 2019 års bokföring, vilket tydligt vittnar om allt det pappersarbete som det tidigare systemet medförde. 

– Jag tillträdde som ekonomichef i mars 2020 efter att min företrädare hade gått i pension. Bokföringsprogrammet var daterat och innebar mycket manuellt arbete, så det var hög tid för oss att byta och bli digitala. Jag sonderade terrängen och valde till slut Hogias ekonomisystem OpenBusiness med AI-funktion, som vi började använda vid årsskiftet 2021, berättar Lars och fortsätter:

Lars Åberg, ekonomichef på Gränsö Slott.

Kontering och attestering i ett flöde

AI-funktionen är inlagd i det webbaserade systemets inkorg, dit alla dokument kommer in och hanteras. När Lars konterar fakturor lär sig AI-funktionen allt eftersom och lämnar förslag på upp till 100 rader för en faktura, vilket är unikt.

– Jag har samtidigt full insyn i programmet och får chans att acceptera förslagen som programmet ger, eller ändra om jag vill, säger Lars.

Även attesterna sker digitalt via programmet i ett sammanhängande flöde.

– Jag behöver inte längre dela ut fakturorna i pappersform för att få dem attesterade. Med attestprocessen i ett och samma system blir det mycket mer effektivt och kvalitetssäkert för oss, säger han.

Kan nu erbjuda AI till alla

AI är en intressant och aktuell teknik för många branscher, inte minst för Hogias system och tjänster.

– Vi började titta på hur vi kunde nyttja denna teknik i ekonomihanteringen. Som ett första steg har vi valt att använda det i leverantörsfakturaflödet, eftersom vi då på ett standardiserat, användarvänligt och enkelt sätt kan erbjuda AI till alla, säger Mathias Petersson, kommersiell produktägare på Hogia.