– Kommunikation är något som alltid är svårt inom alla organisationer. Ibland kommuniceras det för lite och ibland för mycket. Jag tror att framtidens kommunikation framförallt är mer samlad och spårbar och på så sätt effektivare eftersom samma fråga inte behöver behandlas många gånger, berättar Bjarne.
– Idag används ju mail, telefon, sms, WhatsApp, Slack, Trello, ärendehanteringssystem, wikis, intranät, delade dokumentservrar, hemsidor, Teams med mera. Det kan vara effektivt att kunna välja kanal för varje kommunikationsbehov men det blir också allt svårare att hitta vad som faktiskt är sagt.
Bjarne anser att våra datorer kommer att hjälpa oss att sortera och tolka i framtiden och att den digitala kommunikationen kommer att bidra till en mer hållbar utveckling.
– Tack vare att allt fler arbetar hemifrån och att olika team idag kan vara utspridda rent geografiskt, så tycker jag ändå att vi blir bättre och bättre på att kommunicera digitalt på ett hållbart sätt. Jag tänker också att det skrivna ordet alltid är mer hållbart över tid. Jag är också övertygad om att vi inom en snar framtid kommer att låta våra datorer tolka och sortera våra texter så att vi enklare kan hitta tillbaka till vad som blev sagt, berättar Bjarne
Arbetsroller förändras och digitala verktyg stöttar oss
Det kan vara lätt att fastna i gamla hjulspår men vi behöver anpassa oss efter utvecklingen, både i våra arbetsroller och i vår arbetsmiljö, menar Bjarne.
– Jag gillar mångfald och jag tycker alltid att resultatet blir bättre när fler är involverade som representerar olika roller, perspektiv och synsätt. Många gånger är alla dessa roller beroende av varandra och ibland fungerar inte kommunikationen tillräckligt bra. Vi behöver hitta nya arenor och arbetssätt som möjliggör bättre samarbeten. Det handlar både om fysiska och digitala utrymmen.
– Jag tror många arbetsplatser och företag lätt fastnar i gamla rutiner som motverkar att medarbetare samarbetar över avdelningsgränserna. Våga tänka om!
Parallellt med de många möjligheterna finns det en oro för hur den digitala utvecklingen påverkar de roller som finns idag och för att datorerna kommer att ta över våra jobb.
– Jag tror att det är en självklarhet att vissa roller kommer att förändras och till och med försvinna i framtiden. Så har det alltid varit. Men om en roll försvinner så uppstår säkerligen en annan. Jag tror att vi fortfarande står och stampar i begynnelsen av vår digitalisering. Datorer kan och bör utföra mycket av det arbetet som vi själva utför manuellt idag, menar Bjarne som inte är rädd att datorerna kommer ta över.
– Jag ser det mer som att våra digitala hjälpmedel kommer att stötta oss allt mer. Jag hoppas till exempel att det kan generera i att allt fler kan ha egna företag utan att fastna i administration.
Bjarne Johannessen, Hogias chefsdesigner och digitaliseringsexpert.
Framtidens arbetsplatser behöver anpassas
Den fysiska miljön påverkas också av digitaliseringen. Bjarne anser att framtidens arbetsplats behöver erbjuda fler olika typer av utrymmen för olika syften.
– Den fysiska miljön behöver utformas så att den passar våra olika sinnesstämningar och behov. Ibland behöver en grupp träffas för att vara kreativa, ibland behöver man vara social, ibland vara ifred och fokuserad. Den växande trenden att jobba hemifrån påverkar självklart också den fysiska arbetsplatsen.
– Om fler jobbar hemifrån, så kanske kvadratmeterna fördelas annorlunda för att få ut så mycket som möjligt. Om det inte behövs lika många fasta kontorsplatser kan vi skapa ytor för helt andra typer av arbetsuppgifter, konstaterar Bjarne.
På många företag är det nästan mer en regel än ett undantag att man har möjlighet att arbeta hemifrån. Bjarne menar att det är viktigt att arbetsgivaren kan ge sina anställda förutsättningar att ha en flexibel arbetsplats.
– Om arbetsuppgifterna går att utföra digitalt så är det ju fullt möjligt att arbeta hemifrån. Men vi måste värna om det sociala samspelet. Man ska inte underskatta vikten av de spontana samtalen vid kaffeapparaten eller att någon säger ”God morgon” när man kommer in till kontoret. Samtidigt är distansarbete en förtroendefråga ur arbetsgivarens perspektiv. Det kan finnas en oro för att arbetet inte sköts när man jobbar på distans.
– Mitt tips är att testa sig fram vad som funkar på din arbetsplats. Som jag ser det så är det närmaste chef som får avgöra vilket som fungerar bäst för varje individ. Om man har en verksamhet där några arbetar hemifrån så måste man hitta rätt verktyg för att det ska fungera, inklusive sätt för att kunna delta på möten på ett bra sätt, avslutar Bjarne.
