Krönika: Alla vinner på att införa ett digitalt processtöd i lönehanteringen

Det är företagets kollektivavtal och komplexitet i lönehanteringen, tillsammans med automatiseringen av löneprocessen som avgör hur många löner som kan hanteras av en och samma person. Lönespecialisten är många gånger ensam om sin kunskap och sina arbetsuppgifter på små och medelstora företag. Ja, ibland även på stora företag, det kan handla om att en lönespecialist ska hantera över 1000 löner själv.

I och med att det ofta är få personer som hanterar lön på varje enskilt företag, blir det en märkbar sårbarhet om en person skulle vara frånvarande. En löneprocess är ofta komplex och innehåller en mängd olika moment som ska hanteras varje månad. Det är svårt för företag att ha anställda som är insatta i alla detaljer. Om en lönespecialist blir frånvarande finns det dock oftast en back-up-person som åtminstone kan göra en grundlönsutbetalning.

När denna situation uppstår ute på företagen får vi på Hogia ofta frågan om vi kan hjälpa till med lönekörningen. En förutsättning för att vi då ska kunna rycka ut och hjälpa till, är att det finns en väldokumenterad löneprocess på företaget, där samtliga moment som ska utföras finns med. Det kan vara lite si och så med det, då processen oftast finns i lönespecialistens huvud och inte alltid på pränt.

En grundlön kan förhållandevis enkelt betalas ut om rutinerna för bankfilen är uppdaterade. Men många gånger är det mycket mer än så som ingår i en lön. Lönen är central i ett företag då alla medarbetare omfattas. Därför är det mycket viktigt att hanteringen sker korrekt och på utsatt tid.

I över tio års tid har vi konsulter på Hogia hållit kurser och genomfört konsultationer i något vi kallat ”säkra din lönehantering”. Huvudbudskapet har varit att företag bör ha en väldokumenterad lönehanteringsprocess som uppdateras kontinuerligt för att kunna göra det möjligt att ta vid om någon blir akut frånvarande.

Detta gäller inte bara om man är ensam på företaget och behöver back-up, utan lika mycket om man är flera personer som delar på arbetsuppgiften. Då behövs vetskap om var i hanteringen man befinner sig så att någon annan kan ta vid när det uppstår ett behov.

De gånger det faktiskt finns dokumenterade processer är de ofta nedskrivna i diverse Excelark, lathundar, papperslappar med mera. Att hantera processer utifrån fysiska dokument kan bli en stor utmaning. Att istället införa ett digitalt processtöd tror jag skulle underlätta enormt för lönespecialisten och för hela företaget.

Med ett digitalt processtöd får man en form av digital checklista som man kan bocka av efterhand när man hanterat alla de moment som sker under en månad i en lönekörning. Lönespecialisten får en ökad kontroll i löneprocessen och lönechefen kan följa var i processen lönekörningen befinner sig. Det skapar en trygghet och en mycket större möjlighet för någon annan att ta över om behovet skulle uppstå.

Är det flera lönespecialister som arbetar på ett företag ger ett digitalt processtöd också en bra överblick och goda möjligheter till överlämning mellan arbetsmoment. Det ger också möjlighet att skicka löneunderlag, filer och andra dokument på ett GDPR-säkert sätt.

Kort och gott så underlättar och kvalitetssäkrar ett digitalt processtöd lönearbetet för lönespecialisten, lönechefen, revisorn och inte minst för medarbetarna som får rätt lön. Alla vinner på att införa ett digitalt processtöd i sin lönehantering.