Med EU-förordningen, GDPR, som trädde i kraft i maj 2018 är kraven på att personuppgifter hanteras i säkra system skärpta. Dataskyddsinspektionen har möjlighet att döma ut höga bötesbelopp till de företag och organisationer som missköter sig.
En viktig fråga att fundera på är hur man distribuerar lönespecifikationer till anställda. Lönespecifikationer innehåller en rad känsliga uppgifter och skulle kunna hamna i orätta händer om de skickas ut via okrypterad e-post. Även om Datainspektionen inte har uttalat sig specifikt om att skicka just lönespecifikationer via e-post, är de tydliga med att det finns stora risker med att skicka känsliga uppgifter rent generellt via e-post.
De som använder e-post idag, bör därför se sig om efter andra sätt att skicka ut lönespecifikationer till anställda. Även om många systemleverantörer fortfarande erbjuder möjligheten, är det trots allt arbetsgivaren, som samlar in och hanterar personuppgifterna, som är ansvarig för att lagstiftningen följs.
Dessutom är det högst troligt att många systemleverantörer kommer att stänga möjligheten att skicka lönespecifikationer via e-post om säkerhetskraven stramas åt ytterligare. Därför är det viktigt att redan nu hitta alternativ till e-posten, där medarbetaren till exempel själv kan logga in för att se sin specifikation.
Hogia har utvecklat en iOS- och -Android-app, Hogia MyPayslip, som ger möjlighet att distribuera lönespecifikationer på ett säkert sätt. Genom appen får medarbetare även ett säkert arkiv där de enkelt kan se sina tidigare specifikationer.
Administratören kan när som helst se alla medarbetares specifikationer via webben vart han eller hon än befinner sig! Gå gärna in här för att läsa mer om appen.
