GDPR ställer höga krav på att personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Arbetsgivare får inte längre skicka ut lönespecar som innehåller känsliga uppgifter via e-post. Och det är inte sällan som en lönespec innehåller känsliga uppgifter, då det till exempel kan röra sig om en medarbetares sjukfrånvaro eller fackliga medlemskap.
Sabis driver butiker, restauranger och hotell i Storstockholm. Varje månad skickar de ut cirka 650-700 lönespecar till sina anställda.
– Förr skickade vi ut våra lönespecar med vanlig post. För oss har kopplingen mellan lönesystemet, appen och den digitala brevlådan förenklat mycket för våra medarbetare. De har lönespecen i telefonen eller i datorn, inte på ett papper hemma på köksbordet, säger Mia Jansson, lönechef på Sabis.
Direktkontakt med medarbetarna
När en lönespec publicerats i appen eller i den digitala brevlådan loggar medarbetaren in säkert med lösenord eller Mobilt Bank-ID och kan se så att alla uppgifter stämmer.
– Vi får direktkontakt med medarbetarna om något är fel och det går mycket snabbare att justera. Tidigare kunde det vara en fördröjning på några dagar. Medarbetarna får tillgång till sin lönespec var de än befinner sig. Alla lönespecar sparas digitalt och man kan lätt komma åt dem i efterhand, berättar Mia.
Automatiserad lönehantering underlättar
– Vi har automatiserat en stor del av vår lönehantering. Vi tidrapporterar, registrerar och kontrollerar i våra sammankopplade tid- och lönesystem. Alla våra medarbetare får tillgång till sina lönespecar en vecka innan löneutbetalningen sker varje månad.
– Vi är smarta. Vi har trimmat våra system så att rätt information kommer in, och då får vi också ut rätt information, man måste göra livet enkelt för sig, avslutar Mia.
"Det är enkelt med lönespecen digitalt. Jag får den i telefonen, alltid tillgänglig och det är miljövänligare än alla papper och kuvert", säger Erika, medarbetare på Sabis.
