2 min läsning

Innehåll

Artikel

Olinsgymnasiet ökar effektiviteten med Hogias helhetslösning

När Olinsgymnasiet beslutade att byta till Hogias ekonomisystem och lönesystem 2022 var det med ett tydligt mål: att effektivisera och digitalisera arbetet som tidigare hanterades analogt. Idag är de mycket nöjda med sitt beslut.

Olinsgymnasiet slog upp dörrarna 2016. Ambitionen var ett erbjuda ett tryggt och inspirerande komplement till de större skolorna. Idag har de ett brett utbud av högskole- och yrkesförberedande gymnasieutbildningar på fem orter runt om i Skaraborg. Med en stor organisation som omfattar över 600 elever och 120 anställda var behovet av ett mer flexibelt och användarvänligt ekonomi- och lönesystem nödvändigt.

- Den största drivkraften bakom systembytet var att ersätta det tidigare enkla och analoga systemet med något webbaserat som möjliggör e-fakturering och digital hantering av leverantörsfakturor, berättar Eva Gunnarsson Lundquist, ekonomichef vid Olinsgymnasiet.

Hon får medhåll av kollegan Tobias Lundén som arbetar mer operativt med ekonomi, löner och administration. I processen valde de mellan fem olika alternativ. Att valet föll på Hogia var delvis på grund av att löneprogrammet har stöd för att hantera ferielön, vilket var ett krav för Olinsgymnasiet. Andra bidragande faktorer var Hogias lyhördhet under processen och det konkurrenskraftiga erbjudandet.

 

Effektivare arbetsflöden och snabb driftsättning

Övergången till OpenBusiness Ekonomi och HogiaLön Plus har inneburit en stor förbättring av arbetsflödena, konstaterar de båda. Eva berättar hur det nya ekonomisystemet gör att bokföringen hålls uppdaterad i realtid, vilket innebär att de snabbt kan följa upp hur det går för verksamheten.

- Vi arbetar mer effektivt, hittar informationen mycket snabbare, har en högre säkerhet och kan jobba med attestflöden. Systemets funktioner, som till exempel integrationen med banken och snabba tolkningar av fakturor, har också inneburit stora förbättringar, förklarar Eva och lyfter hur snabbt de kom igång med systemen.

- Vi bytte båda systemen på samma gång så det var ett par intensiva månader, men allt fungerade enligt plan. Det ni utlovade innan fungerade verkligen lika bra i praktiken.

 

En helhetslösning med hög servicegrad

Även om det inte finns en direkt koppling mellan systemen är det positivt att ha systemlösningar från samma leverantör, menar Tobias. Det skapar en enhetlig upplevelse och gör samarbetet mycket enklare. En annan fördel som lyfts med Hogia som samarbetspartner är just lyhördheten och den höga servicenivån som gör att de känner sig trygga i att deras behov tas på allvar.

- Ni är snabba på att svara i telefon och när vi behöver hjälp får vi verkligen hjälp. Dessutom är ni lösningsorienterade och lyhörda för våra synpunkter och förbättringsförslag. Vi upplever att ni är väldigt öppna för att utveckla systemen och vi har alltid fått tydlig återkoppling om när förbättringar kommer att genomföras, säger Tobias.

 

En framgångsrik förändring

De båda kollegorna är eniga om att övergången till Hogias ekonomiprogram och lönesystem har varit en framgång för Olinsgymnasiet. Genom att digitalisera och effektivisera sina ekonomiska och administrativa processer har de kunnat möta de krav som en växande och komplex verksamhet ställer. Med Hogia som partner har de inte bara fått en systemlösning som möter deras behov, utan också en partner att fortsätta växa vidare tillsammans med.