Se upp för bluffakturor i coronatider!

Publicerad 2020-06-12

Enligt Svensk Handel så har antalet anmälda bluffakturor fördubblats jämfört med förra året. Bluffbolag utnyttjar coronapandemin och försöker sälja till exempel handsprit eller desinfektionsservetter. Så hur kan företag upptäcka bluffakturor och undvika säkerhetsbrister under en pågående pandemi? Våra experter ger sina tips.

Svensk Handel har sett en markant ökning av kriminella så kallade blufföretag under coronapandemin. Anmälningarna som kommer in rör både redan kända blufföretag, men också helt nya aktörer som samvetslöst anpassar sin kriminella verksamhet till den rådande situationen.

Blufföretag kan gå tillväga på olika sätt. Det kan till exempel vara genom att personligen uppsöka ett företag eller en privatperson, att genom telefonsamtal påstå att de säljer något eller genom att skicka ut erbjudande i form av bluffakturor.

Enligt Hogias fakturaexpert, Ulrika Niklasson är det vanligare att fakturabedrägerier sker på sommaren när företag anlitar sommarvikarier som sköter ekonomin.

– Det kan vara väldigt svårt att upptäcka en bluffaktura, menar Ulrika. En faktura kan ha blivit kapad vilket gör att den ser ut att komma från en känd leverantör men plus- eller bankgironummer är inte samma. Fakturor som kommer från företag som man inte anlitat bör man vara uppmärksam på och kontrollera extra noga. Att vikarien har en förteckning över de leverantörer som företaget brukar anlita kan vara bra. Blufföretag kan också skicka erbjudanden som kan se ut som fakturor, då gäller det att verkligen läsa det finstilta.

Om du har fått en bluffaktura

Har du fått en faktura för något du inte beställt, eller som du vilseletts att beställa, är det viktigt att du direkt bestrider fakturan. Om du misstänker att det rör sig om någon form av bedrägeri ska du också polisanmäla händelsen. Vissa oönskade fakturor har en finstilt text som talar om att det är ett erbjudande du har fått, då behöver du inte bestrida den. Däremot är det nödvändigt att bestrida en faktura som inte är utformad som ett erbjudande

– Betala inte om du har fått en bluffaktura men bestrid den så snart som möjligt, säger Ulrika. I bestridandet ska det tydligt framgå att ni motsätter er betalningsansvar och till vilken grund. Du kan bestrida en faktura på flera olika sätt, genom att skicka e-post, fax eller rekommenderat brev. Undvik att bestrida via vanligt brev eller muntligt, eftersom det kan vara svårt att bevisa att du har skickat ett brev eller att samtal verkligen ägt rum.

Ett bestridande ska innehålla

  • datum för bestridandet
  • uppgift om vilken faktura det gäller
  • kortfattat att du bestrider fakturan och varför. Exempel: "Bestrider betalningsansvar- ej beställt" eller "Bestrider betalningsansvar, har inte ingått avtal".

Läs mer om hur du bestrider bluffakturor på polisens hemsida

Om du får en betalningspåminnelse ska du även bestrida den och ta en kopia. Det kan hända att ärendet trots detta går vidare till Kronofogden. Det är ovanligt att oseriösa företag väljer att gå så långt, men om det sker, är det är viktigt att du bestrider även detta så snart som möjligt för att du inte ska få en skuld hos Kronofogden.

Läs mer på Svensk handels hemsida om hur du hanterar påminnelser och inkasso med mera från blufföretag,  https://www.svenskhandel.se/sakerhetscenter/varningslistan/hantera-bluffaktura/

Att upptäcka bluffakturan

Ett bra sätt att minska risken för bluffakturor är att få sina leverantörer att skicka e-faktura istället för pappers- eller pdf-fakturor. På Svensk Handels varningslista kan du också se vilka leverantörer som har fått någon form av varning för bluffakturor, oseriösa försäljningsmetoder, erbjudanden eller utskick som kan uppfattas som vilseledande. 

Ulrika menar att en bra fakturarutin på företaget är det mest grundläggande för att undvika att bluffakturor kommer igenom.

– När en ny faktura kommer in i ekonomisystemet elektroniskt eller via pdf och leverantören inte finns upplagd, hamnar fakturan som obehandlad i de flesta system. Eftersom leverantören då ska läggas upp i systemet innan man kan gå vidare i fakturaprocessen bör man göra en slagning mot Svensk handels varningslista, vilken finns inbyggd i flera ekonomisystem, för att se att leverantören inte finns registrerad där.

– Om man känner minsta osäkerhet kring leverantören och den inte finns med i varningslistan hos Svensk Handel så checka av med dina kollegor, googla leverantören och granska deras hemsida, årsredovisning med mera, avslutar Ulrika.

Säkerhet på företag i coronatider

Hans Gartzell är säkerhetschef på Hogia. Han har ständig omvärldsbevakning och ser en ökning av säkerhetsrisker under coronapandemin. Hans generella tips är:

  • Var på din vakt, ett tillsynes korrekt e-postmeddelande eller en faktura kan faktiskt ha bakomliggande onda avsikter.
  • Kontrollera korrekthet en extra gång, till exempel att avsändaren faktiskt är rätt och att informationen stämmer.
  • Använd din arbetsdator för att utföra kontroller, då det ibland kan vara svårare att upptäcka fel i en mobiltelefon.
  • Klicka inte på suspekta länkar i e-post!

Elektronisk fakturahantering
Effektiva flöden är en självklarhet!

Både för inkommande och utgående fakturor

Läs mer
KUNSKAP & INSPIRATION
Digital signering underlättar processen

Att använda e-signering eller digital signering underlättar när många distansarbetar, produktägare för Signit Martin Thulin berättar mer.

Läs mer
KUNSKAP & INSPIRATION
Så kan du ta ditt företag genom krisen

Det finns andra åtgärder för företag i kristider än att ta lån, vår redovisningsexpert Peter Flemsjö ger dig sina konkreta tips.

Läs mer