Nu är den här! Lagen om obligatorisk e-faktura till offentlig sektor. Som ordförande i det nationella forumet för e-faktura har jag varit drivande i att få fram den lagstiftning som nu trätt i kraft. Vårt arbete har varit att synliggöra och undanröja hinder för att förenkla företags möjligheter att införa e-faktura och bli en digital företagare.
Idag finns inga tekniska hinder för företag att börja fakturera elektroniskt, men vi märker en oro bland framförallt små och medelstora företag, men även hos mottagarsidan, som först nu har insikt om lagen och inte har en lösning på plats. Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) är dock tydlig med att ett vite är en sista åtgärd. Istället förordar de en mjuk övergång där köpare och säljare i första hand har en dialog om inte en korrekt faktura har mottagits.
Lagen ställer krav på rätt format
Att kunna skicka e-faktura är ett upphandlingskrav för alla leverantörer till en offentlig verksamhet. Pappersfakturor och PDF-fakturor som behöver scannas eller läsas in i mottagarens ekonomi- och faktureringssystem är inte längre tillåtna. Som leverantörer måste man istället kunna skicka elektroniska fakturor i ett godkänt format i enlighet med europeisk standard. Inom offentlig sektor har man pekat på PEPPOL BIS Billing 3 som format. Fördelen med ett standardiserat format är att uppgifterna på den elektroniska fakturan (e-fakturan) levereras i realtid till mottagaren, vilket innebär ett säkrare och effektivare sätt att hantera fakturor.
Enkelt att komma igång
Det viktiga är att man som enskild företagare inte ska behöva tänka på varken format eller tekniska anpassningar. Alla leverantörer som tillhandahåller e-fakturatjänster har lösningar för att fakturera i godkänt format och det är enkelt att komma igång.
För en del mindre företag finns det en tröskel i att ta klivet över till att börja arbeta digitalt när man endast hanterar ett fåtal fakturor per år. Även om lagkravet är en viktig faktor för att se över sina faktureringsrutiner är fördelarna med e-faktura stora. Förutom ett säkrare betalflöde och att distributionen av faktor underlättas, betyder det också lägre administrativa kostnader, samt en mer miljömässigt hållbar utveckling då vi slipper pappersfakturor och transporterna vid distributionen.
Våra nordiska grannländer Norge, Danmark och Finland ligger långt före oss i utvecklingen. De har drivit fram e-faktura inom såväl den offentliga sektorn, som i det privata näringslivet. Nu är det dags för oss i Sverige att komma i kapp och få ta del av alla fördelar med att arbeta digitalt.
_______________________________________
Fakta:
Obligatorisk e-faktura gäller alla inköp till följd av offentlig upphandling. Små belopp och direktupphandling undantas inte.
Det finns ett fåtal undantag där e-fakturor inte ska tillämpas. Avtal som är tecknade före 1 april 2019 omfattas inte av den nya lagen. Inte heller inköp som betalas kontant eller med kort efter första april. Fler undantag finns att läsa om hos Myndigheten för digital förvaltning »
DIGG ger svar på frågor kring e-faktura på sin hemsida »
________________________________________
Läs mer om Hogias lösning för elektronisk fakturahantering »
