Nu kan du slippa lägga onödig tid på att skriva arbetsgivarintyg

Jessica Hendén

Kommersiell produktägare, HogiaLön Plus

När ordinarie personal är tillbaka och sommarpersonalen går hem för säsongen är det dags att skriva alla arbetsgivarintyg. Enligt lag är alla arbetsgivare skyldiga att utfärda arbetsgivarintyg till arbetstagare som begär det och ett arbetsgivarintyg behövs när en a-kassa ska göra en bedömning för ersättning. Sju av tio arbetsgivarintyg skickas tillbaka för att det saknas uppgifter. Detta är ofta orsaken till långa handläggningstider.

Arbetsgivarintyg.nu

 Arbetsgivarintyg.nu administreras av organisationen Sveriges a-kassor* och underlättar all hantering och administration kring arbetsgivarintyg för arbetsgivare, arbetstagare och a-kassor. Varje år hanteras cirka 700 000 arbetsgivarintyg i Sverige och enligt Håkan Petersson, produktägare på arbetsgivarintyg.nu, måste sju av tio arbetsgivarintyg gå tillbaka till arbetsgivaren för korrigering eller komplettering. Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) uppskattar att administrationen kostar arbetsgivarna ungefär 120 miljoner kronor per år.

- Det tar oftast väldigt lång tid att manuellt fylla i alla uppgifter i ett intyg och det kräver att arbetsgivaren har koll på vad som ska finnas med, berättar Håkan.

Ett arbetsgivarintyg ska specificera de senaste tolv månaderna då arbetstagaren utfört arbete, anställningsperioder och anledningen till varför anställningen upphörde. Det ska också innehålla fullständigt namn, personnummer, anställningstid, omfattning, löneuppgifter, anställningsform, arbetad tid, arbetstid och eventuellt erbjudande om fortsatt arbete. 

- Arbetsgivarintyg.nu hanterar även många personuppgifter och följer givetvis alla krav enligt GDPR. Arbetstagaren måste ge samtycke varje gång arbetsgivaren ska utfärda ett arbetsgivarintyg. Arbetsgivarintyget finns kvar i sex veckor på arbetsgivarintyg.nu och därefter tas det bort automatiskt. Det innebär förstås att arbetstagaren måste logga in och granska sitt intyg inom sex veckor, annars får arbetsgivaren göra om processen med att skriva intyget, säger Håkan.

Så hur kan man göra för att underlätta processen med att skriva arbetsgivarintyg?

- Det finns en så kallad API-integration (Application Programming Interface) som man kan ha mellan sitt lönesystem och arbetsgivarintyg.nu. Då hämtar lönesystemet upp de uppgifter som behövs i intyget och de läses in och återfinns på rätt plats i intyget. Då går det genom ett knapptryck helt enkelt. Därefter behöver arbetsgivaren bara logga in på arbetsgivarintyg.nu och granska och godkänna intyget. Detta sparar otroligt mycket tid för arbetsgivaren och gör att handläggningstiden till a-kassan blir betydligt kortare, menar Håkan. 

 

Enkelt i lönesystemet

Jessica Hendén arbetar på Hogia som kommersiell produktägare för HogiaLön Plus, ett av de lönesystem som idag har API-integrationen mot arbetsgivarintyg.nu. 

Vad ser du för vinst med integrationen till arbetsgivarintyg.nu?

- Det är så mycket enklare för arbetsgivaren att göra ett arbetsgivarintyg digitalt. Förut kunde det ta jättelång tid eftersom man fick mata in alla uppgifter manuellt. Men med kopplingen till Arbetsgivarintyg.nu går det mycket snabbare. De flesta uppgifter som ska finnas med i arbetsgivarintyget finns redan i lönesystemet, så genom ett enkelt knapptryck skickas uppgifterna över till Arbetsgivarintyg.nu och hamnar på rätt plats i intyget. Det gör att man sparar massor med tid och får en säkrare och enklare hantering.

Vilka företag tror du kan ha nytta av denna funktion?

- Alla företag som gör arbetsgivarintyg har nytta av funktionen. Det finns också företag som har många säsongsarbetare som ska ha arbetsgivarintyg efter säsongen är slut, de har stor nytta av funktionen då det finns möjlighet att generera intyg för flera personer samtidigt i systemet. 

*Det finns 26 a-kassor i Sverige idag och de blir färre då många a-kassor väljer att gå ihop. Sveriges a-kassor är a-kassornas gemensamma service- och intresseorganisation. De hjälper a-kassorna med till exempel IT, regeltolkning, administration och opinionsbildning.

 

Kunskap & Inspiration
Prenumerera på våra nyhetsbrev

I våra nyhetsbrev delar vi med oss av vår erfarenhet och expertis och vi ger dig tips, råd, information och inspiration inom Ekonomi och HR.

Läs mer
Hogia Lön och HogiaLön Plus
Heltäckande lönesystem för alla typer av verksamheter

Unikt branschfokus och kraftfullt helhetsstöd från start till mål

Läs mer
Kunskap & Inspiration
Personalomsättning
Kunskap & inspiration
AGI – Arbetsgivardeklaration på individnivå

Alla verksamheter måste nu skicka in kontrolluppgifter till Skatteverket varje månad i en AGI, Arbetsgivardeklaration på Individnivå.

Läs mer