Fler och fler företag digitaliserar sina fakturaflöden och pappersfakturan håller på att fasas ut helt. Trots detta har vi i Sverige en låg andel fakturor som går som e-faktura. År 2019 kom lagen om att skicka e-faktura till offentlig sektor vilket ökade antalet e-fakturor något. Men idag är det vanligaste formatet e-postfaktura, det vill säga att fakturan skickas som en pdf-bilaga via e-post. Mathilda Kallberg är Customer Success Manager på Hogia och hjälper dagligen företag att öka sina e-fakturaflöden.
E-fakturor har länge använts i Sverige. Förr var det endast större företag som använde e-faktura då detta var en svår och kostsam funktion att få till. Idag finns möjlighet att skicka e-faktura i nästan alla system på marknaden och det är mycket billigare än att skicka en pappersfaktura.
– Många tror att det inte är möjligt att skicka e-fakturor från sitt system, men i de flesta fall handlar det bara om att aktivera funktionen, berättar Mathilda.
– Att använda e-faktura, både i sitt inkommande och utgående fakturaflöde, innebär stora vinster för företag. Inte minst för att man får en säkrare och mer effektiv fakturahantering och sparar både tid och pengar. Man kan också vara säker på att faktureringen blir rätt och risken för att det uppstår fel via den mänskliga faktorn elimineras.
Skillnad mellan e-faktura och e-postfaktura
En e-faktura skickas, tas emot och hanteras helt elektroniskt. Hela fakturaflödet är automatiskt, från det att fakturan skapas i ekonomisystemet, till dess att den landar och registreras hos mottagaren.
En e-postfaktura är när man har skapat en digital bild av en faktura som skickas som en pdf-bilaga i ett mail till mottagaren. När en e-postfaktura mailas som en pdf-bilaga till mottagaren måste fakturan ändå hanteras manuellt eller tolkas för att hanteras i reskontran.
– Många företag som vi är i kontakt med säger sig ha tagit steget till att bli digitala genom att de mailar sina fakturor som pdf-bilagor, men för att dra nytta av de stora fördelarna med elektroniska fakturor behöver de ta ytterligare ett steg, menar Mathilda.
Öka era e-fakturaflöden
På Hogia har vi ett mål att nå 100 procent e-faktura innan årsskiftet 2023. Idag är det endast 1 procent av alla våra fakturor som går i pappersform, vilket innebär att vi redan har ett digitalt fakturaflöde. Men vi arbetar nu vidare för att ta nästa steg mot ett helt elektroniskt flöde som dessutom också är 100 procent effektivt.
Här kommer några tips på vad ni kan göra för att öka era e-fakturaflöden:
- Kontakta era kunder och leverantörer och stäm av om de kan skicka och ta emot e-fakturor.
- Presentera era e-fakturaadresser tydligt på hemsidan, i er mailsignatur eller i kommentarer på pappers- och pdf-fakturorna. E-fakturaadressen ska vara lika självklar att presentera som er vanliga adress och lika lätt för mottagaren att hitta.
- Arbeta kontinuerligt med att öka era e-fakturaflöden.
