E-faktura – det nya normala

Publicerad: 2021-04-19

Louise Westberg, e-fakturaexpert på Hogia, ser att det blir allt vanligare med e-fakturering och att pappersfakturan håller på att fasas ut. E-faktureringen ökade rejält efter den 1 april år 2019 då det blev obligatoriskt att skicka e-faktura till alla aktörer inom offentlig sektor och de nordiska länderna arbetar tillsammans för att 80 procent av alla fakturor ska vara e-faktura år 2024. Louise berättar att det finns stora fördelar och vinster för företag om de digitaliserar sina processer

Mer e-fakturering 2024

I de nordiska länderna pågår ett samarbetsprojekt som bland annat har för uppgift att förenkla arbetsprocesser genom digitalisering. Samarbetsprojektet, NSG, Nordic Smart Government, har som ett av sina mål att Nordens företagare ska hantera 80 procent av alla sina fakturor som e-fakturor år 2024. I Sverige har även NEA, Nätverket för Elektroniska Affärer, anammat målet och skapat en arbetsgrupp specifikt för att driva e-fakturafrågan framåt, även utanför offentlig verksamhet.

Louise Westberg har arbetat på Hogia i nio år och är en av medlemmarna i projektet mot 80% e-faktura till 2024. Detta arbete görs bland annat i NEA, Nätverket för Elektroniska Affärer. Louise har stor erfarenhet av digitalisering inom ekonomiområdet och känner väl till de utmaningar som stora förändringar kan innebära för företag. Men ser också vilka stora fördelar det innebär för alla med att öka andelen e-fakturor.

– Digitaliseringen av fakturahantering har verkligen tagit fart sedan obligatorisk e-faktura till offentliga verksamheter trädde i kraft. Men det finns många fler fakturor där flödena kan digitaliseras och det finns stora vinster för både företag och myndigheter med digitalisering, berättar Louise.

Förenkling av e-fakturahantering

En e-faktura är en faktura i digital form som alltid skickas från ett system till ett annat där den registreras automatiskt. Både NSG och NEA arbetar med att förenkla hanteringen av e-fakturor så att övergången från manuell hantering till ett digitalt e-fakturaflöde ska fungera sömlöst. NEA arbetar också med att ta fram ett komplett nationellt e-fakturaregister som ska göra det enklare för svenska företag att hitta rätt uppgifter för e-fakturering.

– e-registret kopplas automatiskt till ditt ekonomisystem och du som användare kan snabbt söka upp rätt kontaktuppgifter till de företag du ska fakturera, oavsett vilken tjänst du använder för dina e-fakturor, berättar Louise

Det är också en fördel om din systemleverantör kan skicka fakturor via Peppol, Pan-European Public Procurement On-Line. Peppol är ett nätverk som tillhandahåller europeiskt standardformat för elektronisk handel och underlättar för all e-handel inom Europa. När din systemleverantör är ansluten till Peppol får du automatiskt ett Peppol-id. Det innebär att du på ett säkert sätt kan skicka e-fakturor med rätt standard till andra företag, organisationer och till offentliga verksamheter.

Stora vinster och fördelar med e-faktura

Enligt lag ska företagets räkenskapsinformation sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades och bokföringslagen säger också att en faktura måste sparas i det utförande den togs emot.

– Det betyder att om du tar emot en pappersfaktura måste du spara pappersfakturan, men om du tar emot en e-faktura behöver du bara ha kvar den elektroniska filen. Med e-faktura slipper du all pappersarkivering och du sparar både utrymme och tid. Du kan dessutom snabbt söka upp en faktura om den är arkiverad i ditt system, säger Louise.

Att slippa all fysisk arkivering är bara en av de många fördelarna med e-faktura. Att gå över från manuell hantering till digitala flöden ger också möjlighet för ekonomen att lägga tid på mer kvalificerade arbetsuppgifter som till exempel analyser och avvikelser. Det kan dessutom spara pengar för företaget.

Louise lyfter några av fördelarna med ett digitaliserat fakturaflöde.

Följ fakturan – om du har skapat en faktura i ditt system kan du följa status för den hela vägen, från att du skickat den till din kund, till att du kan bokföra den som betald.

Sänkta faktureringskostnader – Du slipper kostnader för papper, kuvert och porto/frankeringsmaskin – och du skonar miljön.

Snabbare faktureringsprocess – Du tar emot en leverantörsfaktura som automatisk registreras i ditt system och som godkänns och betalas med några få knapptryck. Du skickar fakturor till dina kunder från ditt system, mottagaren får fakturan direkt och du får snabbare betalt. Du kan se status på utskicket och får ett felmeddelande om den av någon anledning inte kan tas emot av din kund. 

Säkrare – När fakturan går elektroniskt, direkt från ditt ekonomisystem till mottagarens ekonomisystem, blir säkerheten större. Pappersfakturor kan komma bort i posten eller av andra anledningar inte komma fram till mottagaren. Det är också svårare för en bluffaktura att komma in i ett system digitalt.

 

Vill du veta mer om hur du kan digitalisera ditt fakturaflöde? Anmäl dig till något av våra kostnadsfria webbinarier 

Prenumerera på våra nyhetsbrev och få tips, inspiration och nyheter direkt i din inkorg
Webbinarium
Digitala ekonomiprocesser – vad vinner du?

Missa inte höstens tre olika webbinarier på temat digitalisera och automatisera dina ekonomiprocesser.

Läs mer
Elektronisk fakturahantering
Effektiva flöden är en självklarhet!

Både för inkommande och utgående fakturor

Läs mer
KUNSKAP & INSPIRATION
Är ert ekonomiflöde digitalt?

Mathilda Kallberg är Hogias expert på digitala ekonomiflöden. Hon berättar hur ni effektiviserar ekonomiarbetet.

Läs mer
KUNSKAP & INSPIRATION
SFTI slutar rekommendera Svefaktura-formatet.

Niklas Pettersson, Hogias e-fakturaexpert berättar mer om vilket format som gäller nu.

Läs mer
KUNSKAP & INSPIRATION
Vilka regler gäller för arkivering av räkenskapsinformation

Hogias produktägare, Ulrika Niklasson, guidar dig igenom de regler som gäller kring lagring och arkivering.

Läs mer
Kunskap & Inspiration
Prenumerera på våra nyhetsbrev

I våra nyhetsbrev delar vi med oss av vår erfarenhet och expertis och vi ger dig tips, råd, information och inspiration inom Ekonomi och HR.

Läs mer