Domen från Arbetsdomstolen 2018 handlade om en man som inte hade fått beviljad semester från den vecka han önskade men ändå valde att inte gå till jobbet när den veckan inträffade. Arbetsgivaren skickade då ut en skriftlig varning om ogiltig frånvaro till mannen första dagen av frånvaron och några dagar senare när mannen ännu inte dykt upp på arbetet eller hört av sig så skickade arbetsgivaren ett nytt brev om att mannen härmed har frånträtt sin anställning. När ytterligare en vecka hade gått betalade företaget ut slutlön.
Arbetsgivaren tolkade mannens agerande som att han sagt upp sig själv vilket arbetsgivaren även bekräftade i brevet. Mannens syn på hur anställningen hade avslutats var dock att arbetsgivaren hade avskedat honom vilket föranledde att mannen stämde arbetsgivaren för just detta. Läs domen i sin helhet här.
Vilka rättigheter och skyldigheter har arbetsgivaren om en anställd haft ogiltig frånvaro?
– Givetvis har en arbetsgivare ingen skyldighet att betala ut någon lön eller dylikt under frånvaron. Men en arbetsgivare kan inte luta sig tillbaka och vänta ut att den anställde ska vara frånvarande tillräckligt länge för att det ska vara saklig grund för uppsägning, utan arbetsgivaren behöver aktivt försöka utreda vad som har hänt och försöka informera den anställde att hen riskerar sin anställning om den olovliga frånvaron fortsätter. Beroende på omfattningen av frånvaron och omständigheterna kring den så kan det vara skäl för arbetsgivaren att avsluta anställningen antingen genom uppsägning eller avsked.
Om arbetsgivaren inte meddelat de anställda att semestern är beviljad eller ej beviljad senast två månader innan semesterperioden, kan de anställda då anse sin semester beviljad eller vad gäller?
– Nej, har man inte kommit överens så kan inte den anställde hävda rätt till önskad semester bara för att det är mindre än två månader kvar till tidpunkten för önskad semester. Det är arbetsgivaren som i slutändan har beslutanderätten och om man inte kommer överens om annat ska arbetsgivaren förlägga fyra veckor sammanhängande semesterledighet någon gång under juni till augusti. Om arbetsgivaren vill att semestern ska påbörjas den 1 juni så måste arbetsgivaren meddela detta senast den 1 april. I det fall arbetsgivaren underrättar senare än två månader innan semesterledighetens början, och det inte finns särskilda skäl för den kortare underrättelsetiden, så gäller semesterförläggningen men arbetsgivaren har brutit mot semesterlagen och den anställde skulle kunna göra anspråk på skadestånd enligt semesterlagen.
En semester kan således inte anses förlagd förrän den är beviljad från arbetsgivaren. Har en anställd inte fått svar på sin önskade semester och det är två månader eller kortare tid kvar till den första dagen av den önskade ledigheten innebär inte att arbetsgivaren indirekt godkänt ledighetsansökan. Den anställde bör istället påminna arbetsgivaren om sin ansökan och ett besked därom.
Hur bör man som arbetsgivare agera vid ogiltig frånvaro?
– Försök få kontakt med den anställde för att efterhöra varför hen inte är på arbetet. Om arbetsgivaren når medarbetaren och det inte finns en fullgod förklaring till frånvaron så informera om att hen är olovligt frånvarande och förväntas återkomma till arbetet omedelbart. Om medarbetaren inte går att nå, eller trots samtal inte inkommer till arbete, så skicka ett rekommenderat brev som innehåller information om att hen ses som olovligt frånvarande och ombeds höra av sig omedelbart samt ha med en skrivning om att olovlig frånvaro är ett brott mot anställningsförhållandet och kan innebära att den anställde riskerar sin anställning. Om medarbetaren inte kommer till arbetet efter detta och inte heller hört av sig, skicka då ett nytt brev med innebörden att hen är fortsatt olovligt frånvarande, att arbetsgivare inte lyckats få någon kontakt trots anmaning och att arbetsgivaren därmed anser att medarbetaren frånträtt sin egen anställning. OBS! hör arbetstagaren av sig då får man ta en diskussion om man ska vidhålla den hållningen eller inte. I den bedömningen får man ta hänsyn till skälet för och längden av frånvaron samt även andra omständigheter som kan vara av vikt.
Om arbetsgivaren vill säga upp en anställd som haft ogiltig frånvaro, hur ska man göra? Vilka grunder finns?
– En arbetsgivare måste alltid ha saklig grund för en uppsägning. Vidare krävs först en underrättelse om att arbetsgivaren har för avsikt att säga upp medarbetaren och sedan ska det gå 14 dagar då medarbetaren har rätt till överläggning innan själva uppsägningsbeskedet får läggas. Detta uppsägningsbesked ska förutom information om uppsägning och uppsägningstid även innehålla besvärshänvisningar i det fall den anställde till exempel vill ogiltigförklara uppsägningen. Olovlig frånvaro kan vara saklig grund för såväl uppsägning som avsked. En bedömning måste dock alltid göras från fall till fall. Som rättsfallet ovan visat så är det allvarligt att vara olovligt frånvarande för tid som man sökt ledighet för och fått avslag på av arbetsgivaren, då behöver inte den olovliga frånvaron vara så lång. I det fall en anställd helt plötsligt uteblir, till exempel inte hörs av när en sjukskrivningsperiod eller semesterperiod gått till ända så kan det finnas förklaringar till denna frånvaro. Arbetsgivaren måste således försöka ta reda på omständigheterna kring frånvaron och därefter göra en uppskattning om det kan vara saklig grund för uppsägning eller inte. Längden på frånvaron spelar givetvis roll liksom hur frånvaro i övrigt i verksamheten hanteras. Bäst är att arbetsgivaren kontaktar eventuell arbetsgivarorganisation eller arbetsrättsjurist för att göra bedömningen av om det föreligger saklig grund eller inte innan slutgiltigt beslut om att säga upp någon tas.
Vilka rutiner anser du att man bör ha när de anställda ska ansöka om semester?
– Se till att ha en tydlig ansökningsprocess så man vet till vem på företaget som ansökan ska lämnas till och att såväl ansökan som svar (beviljande el avslag) sker skriftligen. Det är upp till varje företag att skapa sina rutiner. Det finns ju inget som hindrar att man söker ledighet med kort varsel men då är det större risk att få avslag eftersom det är svårare för företaget att till exempel hitta ersättare eller planera för frånvaron. Som arbetsgivare bör man givetvis försöka svara så snart man kan och inte hålla på återkopplingen för länge, men det kan ju vara olika faktorer som man måste känna till innan svar kan lämnas. Det ska ju fungera i verksamheten.
Vad kan föranleda till att arbetsgivaren inte beviljar en ansökt sommarsemester?
– Det finns flera anledningar till exempel att ledighetsansökan rör en period där verksamheten har som mest att göra eller att det är flera på samma avdelning som har önskat få samma semesterveckor. En del verksamheter stänger vissa fasta veckor och lägger alltid ut huvudsemestern under perioden. Då kan det vara svårt att få beviljad ledighet vid annan tidpunkt.
Kan en anställd påverka så att arbetsgivaren beviljar en önskad semester?
– Att tidigt meddela hur man önskar ha sin semester ger större sannolikhet att få semestern beviljad än att komma med kort varsel. Att man som medarbetare också känner till och förstår verksamhetens cykler och ansöker om semester under lågintensiva perioder istället för då det är som mest att göra kan göra det mer möjligt för beviljande av ledighet för den period som man önskar.
Slutligen, har du några bra tips som arbetsgivaren bör tänka på när det gäller just semester?
– Var ute i god tid. Försök att få de anställda att inför semesteråret även tala om ifall de vill spara semester eller ta ut sparad semester för att ni ska kunna hantera semesterplaneringen för året på bästa sätt. Vidare är det viktigt att tänka på att det är arbetsgivaren som har en skyldighet att semester läggs ut under året. Har en anställd tjänat in full semester så ska fyra veckor läggas ut under semesteråret.
Obs! det ovan nämnda i artikeln är generella regler baserat på semesterlagen. Det kan finnas kollektivavtal som har regleringar kring hantering av semesterförläggning, ansöknings- och svarstider samt hur anställningar kan avbrytas i samband med olovlig frånvaro och dylikt. Omfattas din verksamhet av kollektivavtal ska du alltid läsa vad som står där i första hand.
