Marie Vassiliadis
2021-10-19

Stor tidsbesparing för Gränsö Slott sedan övergången till Hogias ekonomisystem med AI

Hotell-, restaurang- och konferensanläggningen Gränsö Slott hanterar drygt 2 000 leverantörsfakturor per år. Ett arbete som nu går mycket snabbare och har blivit betydligt enklare tack vare bytet till ett ekonomisystem med AI-stöd.

Gränsö Slott ligger i en vacker miljö på en halvö vid havet i naturreservatet Gränsö, cirka fyra kilometer utanför Västervik. Platsens historia går tillbaka 600 år i tiden med mycket festligheter och olika ägare genom åren. Grevar, friherrar och baroner. Och under 1700-talet bodde här den matglade kaptenen Gustav Abraham Piper, som kämpade slag med Karl XII och skrev en berömd hushållsbok.

Sedan 2005 äger och driver entreprenören Per Johansson Gränsö Slott och har under 2000-talet förvandlat det till en fyrstjärnig superioranläggning med hotell, relaxområde och spa, konferenslokaler och restaurang. Plus ett kafé under sommarhalvåret.

Tidsbesparing och branschinriktad support

Lars Åberg, som är ekonomichef på Gränsö Slott, hanterar därför ett stort flöde av leverantörsfakturor i sitt dagliga arbete. Drygt 2 000 per år blir det. Bakom honom på kontoret skymtar en bokhylla med 36 pärmar. Tillsammans innehåller de 2019 års bokföring, vilket tydligt vittnar om allt det pappersarbete som det tidigare systemet medförde. 

– Jag tillträdde som ekonomichef i mars 2020 efter att min företrädare hade gått i pension. Bokföringsprogrammet var daterat och innebar mycket manuellt arbete, så det var hög tid för oss att byta och bli digitala. Jag sonderade terrängen och valde till slut Hogias ekonomisystem OpenBusiness med AI-funktion, som vi började använda vid årsskiftet 2021, berättar Lars och fortsätter:

 

 
– Jag föll för den standardiserade AI-funktionen och användarvänligheten. Det sparar mig så mycket tid och jag slipper repetitiva arbetsuppgifter. Dessutom ingår tillgång till Hogias branschinriktade support, vilket i vårt fall betyder att vi kan få stöd av personer som är insatta i just hotell- och restaurangbranschen. Det har visat sig vara väldigt värdefullt att få den personliga servicen.
- Arne Anka på Slottet
Hantera fakturor, betalningar, moms eller sammanställa din årsredovisning – många moment av den löpande bokföringen är automatiserade. Oavsett vilken av våra ekonomilösningar du väljer. En registrering som uppdaterar alla delar minskar dubbelarbete och sparar massor med tid.

Kontering och attestering i ett flöde

AI-funktionen är inlagd i det webbaserade systemets inkorg, dit alla dokument kommer in och hanteras. När Lars konterar fakturor lär sig AI-funktionen allt eftersom och lämnar förslag på upp till 100 rader för en faktura, vilket är unikt.

– Jag har samtidigt full insyn i programmet och får chans att acceptera förslagen som programmet ger, eller ändra om jag vill, säger Lars.

Även attesterna sker digitalt via programmet i ett sammanhängande flöde.

– Jag behöver inte längre dela ut fakturorna i pappersform för att få dem attesterade. Med attestprocessen i ett och samma system blir det mycket mer effektivt och kvalitetssäkert för oss, säger han.

Läs mer här

Kan nu erbjuda AI till alla

AI är en intressant och aktuell teknik för många branscher, inte minst för Hogias system och tjänster.

– Vi började titta på hur vi kunde nyttja denna teknik i ekonomihanteringen. Som ett första steg har vi valt att använda det i leverantörsfakturaflödet, eftersom vi då på ett standardiserat, användarvänligt och enkelt sätt kan erbjuda AI till alla, säger Mathias Petersson, kommersiell produktägare på Hogia.

CHECKLISTA FÖR ÖVERGÅNG TILL ISO–FORMATET

Kontakta din bank och säkerställ att de kan hantera ISO 20022-formatet. Säkerställ också att du som kund har de tjänster som krävs för att hantera ISO 20022 hos banken.

2. Undersök vilket av bankens erbjudanden som passar bäst för er organisations hantering av betalfiler.

3. Teckna eventuellt avtal för önskade tjänster hos bank.

4. Samla in de bankuppgifter som krävs för att skapa betalfiler i ISO-formatet. Vilka uppgifter som krävs varierar mellan bankerna, så stäm av med din bank, men vanligt förekommande uppgifter är till exempel – avtalsnummer, kundnummer, BIC/SWIFT, bankkontonummer.

5. Håll er uppdaterade gällande vad övergången till ISO 20022 kommer att innebära för just er i ert system genom att ta del av den information som kommuniceras (är du kund till Hogia rekommenderas du att läsa den information som publiceras löpande på vårt Kundtorg).

6. Se över bankinställningarna i ditt system och stäm av om övergången till ISO kommer att medföra att några bankuppgifter behöver justeras för både avsändare (ditt företag) och mottagare (leverantör eller anställd).

Relaterat/ Andra nyheter

kjfdslkajglkajgfdslk jkjgkjasgkjaödsljgsg

Kunder
Effektivare godsflöden på gång för Wallhamn

Wallhamn, en av Nordens ledande fordonshamnar, använder Hogias terminallösning som centralt system för alla godsflöden.

Läs mer
KUNDER
Lessebo rapporterar farligt avfall automatiskt.

Tack vare Hogias nya funktion sker rapporteringen av farligt avfall till Naturvårdsverket automatiskt.

Läs mer
KUNDER
Emtunga Transport effektiviserar fraktsedlarna och förbättrar kassaflödet

Bättre och enklare hantering av våg- och fraktsedlar för Emtunga Transport med Hogia Transport Mobile

Läs mer