Det är stor skillnad på att arbeta hemifrån när man själv önskar och när alla blir uppmanade att göra det. Den nya situationen ställer nya krav på ledarskapet och det kan vara svårt för dig som ledare att skapa teamkänsla och ge samma stöd till alla medarbetare.
Att leda på distans
Niclas Blomström arbetar som bolagschef på Hogia Ferry Systems. Alla Niclas medarbetare sitter i Vasa, Finland, och Niclas har lett dem på distans från Sverige i över sju år.
– Ledarskap på distans bygger på ömsesidigt förtroende. Man måste få medarbetarna att känna sig omhändertagna trots att man inte är på samma plats, säger Niclas. De måste också känna att jag har förtroendet och tilliten till att de kan göra ett alldeles utmärkt jobb även när jag inte är på samma ställe som de är.
Niclas berättar att det dock kan ta tid att bygga upp ett ömsesidigt förtroende. När han började på Ferry systems pendlade han till Vasa och var på plats fysiskt varannan vecka.
– Jag tror att det kan ta lång tid att bygga upp ett förtroendekapital på distans, men jag tror absolut att det går, menar han. När mina medarbetare väl känner förtroende till mig som ledare litar de också på att de beslut som jag fattar är väl underbyggda och att det är de rätta besluten.
Niclas Blomström, bolagschef på Hogia Ferry Systems
Digitala möten och mailkontakt
Niclas menar att det är bra att sätta lite ramar kring sina digitala möten. Det kan till exempel vara att skicka ut agendan i god tid innan mötet. Det gör att de som ska medverka också kan skicka eventuella frågor eller funderingar till mötesledaren innan mötet. Har din mötesfunktion en chatt så kan man också skriva sin fråga i chatten under mötet istället för att säga den rätt ut. I så fall kan man använda sig av en chattledare som håller koll på de frågor som dyker upp i chatten.
– I en större grupp så blir det ofta informationsmöten istället för interaktionsmöten. Jag skulle säga att interaktionsmöten funkar bäst i en grupp med högst 8 – 10 deltagare, säger Niclas.
Att vara förutsägbar kan också göra stor skillnad när du leder på distans. Om dina medarbetare känner dig så vet de vad som förväntas av dem och vad de också kan förvänta av dig som ledare.
– Ställ dig frågan, ”vad förväntas av mig?”. Om du har svaret på den frågan då vet förmodligen dina medarbetare vilka uppgifter och problemställningar som du vill, behöver eller ska involveras i samtidigt som de också vet vad du inte behöver involveras i, berättar Niclas.
Niclas poängterar också vikten av att man som ledare alltid är förstådd. När Niclas skriver ett mail så sätter han sig in i mottagarens situation och försöker förutse hur mottagaren kommer att läsa det. Då menar han att man kan undvika missförstånd som också kan vara svårare att reda ut när man arbetar på distans.
– Att lägga en extra minut på att kolla hur ditt mail kan tolkas kan göra stor skillnad.
Niclas tipsar också om att du som leder på distans bör,
-
se till att dina medarbetare har förtroende för dig och du för dem.
-
"have faith", det finns inga medarbetare som medvetet gör ett dåligt jobb, man måste lita på att de gör sitt bästa,
-
se till att du kan ta snabba beslut,
-
ta hand om känslor och oro och agera snabbt på eventuella problem,
-
ha regelbundna digitala möten med tydliga tider och kort agenda, håll alltid tiden.
– Tipsen gäller såklart även i vanliga fall men blir lite skarpare i dessa tider när många arbetar på distans, avslutar Niclas.
