Att anpassa sig efter förändringar kan vara olika svårt eller lätt för olika individer. När vi tvingas till en förändring så kan vi också reagera på olika sätt. När en organisation måste göra förändringar för att överleva så påverkas alla inom organisationen på ett eller annat sätt. Susanne Toft arbetar som bolagschef på Hogia Professional Systems och har många års erfarenhet av förändringsarbete inom en organisation.
– När förändringar sker snabbt, och vi måste anpassa oss därefter, är kommunikation A och O i en organisation, säger Susanne. En trygghet i förändringstider kan vara att veta att det finns en plan för hur vi ska agera i ett worst case scenario. Är du förberedd på ett worst case och ett best case scenario så hanterar du allt däremellan. Om jag som ledare vet vart jag vill och förmedlar den känslan, inger det en trygghet hos mina medarbetare.
Susanne Toft, bolagschef på Hogia Professional Systems
Susanne poängterar också vikten av att förmedla till medarbetarna att det finns en plan. Och skulle det inte finnas en plan, då är det ännu viktigare att förmedla det till sina medarbetare.
– Har jag hela tiden en transparens till mina medarbetare så vet de att det inte finns någon dold agenda. Finns det ingen plan för till exempel en kris, då kan jag förmedla det och så kan vi arbeta framåt tillsammans, säger Susanne. Jag är då transparent med att jag behöver deras involvering och tankar och att vi kan arbeta tillsammans för att ta fram en plan för vår organisation.
När det sker förändringar i kristider är det en förutsättning att ha en ledare som sitter i förarsätet. Alla har sina ansvarsområden men ledaren måste vara den som håller ihop organisationen eller teamet, menar Susanne.
– Vi har många som arbetar på distans nu. Då är det ännu viktigare med transparens i vår kommunikation. De som är på kontoret har den fortsatta vardagliga dialogen men de som sitter hemma mister den. Då får man tänka på att kommunicera extra mycket med de som arbetar på distans, säger Susanne.
Att oron i samhället påverkar oss är inte konstigt och vi befinner oss i en situation som vi aldrig varit med om eller behövt anpassa oss efter tidigare. Vi behöver därför skapa en så trygg miljö som möjligt, både för de som arbetar på kontoret men också för de som arbetar på distans.
– Jag vill återigen trycka på vikten av kommunikation. Det inkluderar alla, både medarbetare och chefer och ju mer jag öppnar upp och involverar mina kollegor, desto mer hjälp och förståelse får jag från början.
– Vi lär oss saker hela tiden och vi får ta med oss de erfarenheter vi får under rådande omständigheter. Jag tror att vi kommer ha nytta av att använda oss av de arbets- och tankesätt vi har fått nu, även när vi kommer tillbaka till en mer normal vardag.
Susannes tips i förändringstider,
-
Tänk på att visa att du är närvarande, både om du arbetar hemifrån eller på kontoret.
-
Ha en ständigt pågående dialog med dina medarbetare och var transparent och tydlig.
-
Planera in kontinuerliga digitala och fysiska möten.
-
Kommunicera extra mycket med dina kollegor och uppdatera om nuläget.
-
Fånga upp signaler på oro och hitta åtgärder gemensamt så snabbt som möjligt.
